La administracion documental

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  • Publicado : 18 de agosto de 2010
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La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósitode lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por unindividuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.

La administración documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones quefacilitan la gestión de las organizaciones. Administrar los documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar que la historia, procedimientos y transacciones de una organización, seregistren adecuadamente.

¿PORQUE ES IMPORTANTE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL?

Antiguamente se utilizaba el papel como medio para mantener un orden en la información de las entidades lo cual haciaincurrir a las entidades en altos gastos de almacenamiento, logística y seguridad, pero con el paso del tiempo esto fue evolucionando y gracias a la tecnología que trajo consigo grandes beneficios parala administración de documentos   como la reducción de espacio físico de archivo, eliminación de fotocopias, gran eficiencia en la consulta documental y cuidado del medio ambiente.
Gracias a losavances de la tecnología, la administración documental en una empresa es de gran importancia porque es mas avanzada en el manejo de todo tipo de documentos y reportes los cuales pueden ser archivados deforma digital de una manera fácil y segura.

Beneficios:
* Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado
* Facilidad de búsqueda y acceso a lainformación.
* Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite.
* Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.
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