La Diferencia Entre Lo Urgente Y Lo Importante

La diferencia entre lo urgente y lo importante
Escrito por Iago Fraga el 2 feb 2012 en Planifica tu tiempo, Preguntas de los lectores | 55 comentarios

Fotografía original de Alexandru Cofaru
En primer lugar, gracias a Eva por señalarme en un comentario (con mucho acierto, por lo que he podido investigar) que resulta difícil a menudo diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en eldía a día. De ahí ha nacido este artículo.
En productividad, se ha escrito mucho ya sobre cómo tratar cada tipo. No obstante, resulta bastante inútil explicar cómo se debería actuar con las tareas de estas dos clases si no sabemos clasificarlas para empezar. Mea culpa y mil gracias por el aviso.
En realidad, no es una cosa tan complicada pero, si queremos hacerla de manera casi instantánea parano inundar nuestras listas de tareas de líneas completamente inútiles, empecemos por el principio.
Las definiciones
Que no te cuenten batallas, la diferencia es fácil y si dudas en algunos casos, por raros que sean, es que no tienes el concepto completamente claro. Por eso vamos con las definiciones, que son el pilar básico de todo razonamiento.
Tarea urgente
La urgencia es una cualidad asociadaal tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.
Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelvemenos urgente.
Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.
Como ves el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es “poco urgente”.
Desde elmomento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.
Tarea importante
La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
Dos tareas con consecuencias similares,independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de latarea cambia también (aumenta o se reduce).
¿Cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?
Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.
Además ninguna de estas dos cualidades es oblanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.
Cómo medir la urgencia
Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es tanto másurgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.
De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).
Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1...