La gestión documental y sus normas de calidad

La gestión documental. Introducción. Importancia. necesidad, Implementación de un programa de gestión documental. Ventajas. Normas de calidad sobre gestión documental





Gestión de documentos o gestión documental es un concepto que puede ser utilizado en distintos contextos con distintos significados. Cuando lo utilizamos siempre nos vemos obligados a definir el ámbito deaplicación. En este caso, nos referimos a la gestión de la información registrada creada o recibida por una organización en el desarrollo de sus actividades y que se conserva como información o prueba.

La gestión de documentos se ha transformado en un término bastante usual en la Sociedad de Información, debido al creciente desarrollo de la información y la generación de contenidos que esto conllevay su repercusión en las organizaciones que la utilizan cotidianamente.



Esto implica obligatoriamente un concepto muy amplio de documento, pues la imparable automatización de los procesos de negocio en las organizaciones, tanto en la administración pública como en las empresas, implica que gran parte de la información a gestionar se encuentra en bases de datos y aplicacionesinformáticas. En inglés el término records permite hacer una distinción posterior entre los documentary records y los data records que en español es intraducible pues sería confuso hablar de los documentos documentales y los documentos de datos.





En este nuevo escenario, los profesionales de la información, deben conocer cuáles son sus diferencias e implicaciones, para asistir y organizaresta vastedad de contenidos insertos en los documentos.





2.1.- Introducción






En los comienzos de la era de la Información a fines de los años 1990, los documentos se recolectaban y se almacenaban con el fin de conservarlos. Actualmente, el desarrollo exponencial de la información y de las nuevas herramientas tecnológicas provocó un aumento desmesurado de los nuevosdocumentos digitales, y paralelamente también se expandió el crecimiento de los documentos en papel.



Diversos sucesos de impacto mundial (ENRON, Arthur Andersen, 11S) y otros de carácter más local, acompañados de la consolidación definitiva del e-business y la e-administración han tenido efecto sobre la consideración de la gestión de documentos en el entorno de las organizaciones.La consecuencia de ello es que la búsqueda de información valiosa se torna compleja. A medida que transcurre el tiempo es cada vez más imperioso la necesidad de organizarlos, pues el volumen de información generada se multiplica vertiginosamente.





Por un lado, tanto en las administraciones públicas como en las empresas privadas se pueden notar síntomas de degradación de unossistemas de gestión ideados y perfectamente estructurados para los documentos en papel; pero que difícilmente dan respuesta a los entornos electrónicos donde en mayor o menor grado se mueven las organizaciones.


Por otro, las estrategias alineadas con el entorno electrónico y la necesidad de cumplir en mayor o menor medida con el marco regulatorio que trata de impedir nuevos escándalos,sitúan la gestión de documentos en un plano estratégico en el que nunca antes había estado.





Por lo tanto, se hace fundamental la necesidad de contar con una gestión adecuada pues, a mayor crecimiento de información mayor es el caos que genera independientemente del tipo de organización donde estemos insertos, siempre habrá un archivo importante para buscar o algún informe quedebemos guardar con datos relevantes.

Esto se traduce en muchas organizaciones en el inicio de proyectos para la implantación del sistema de gestión de documentos electrónicos, que si logran enfocarse adecuadamente y no sólo desde el punto de vista tecnológico, pueden llegar a convertirse en una de las piedras angulares de una organización y tener efectos positivos sobre la gestión de...