La gestión de la información en las empresas

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  • Publicado : 8 de noviembre de 2011
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La gestión de la información en las empresas

Desde hace ya varios años estamos habituados a escuchar que vivimos inmersos en la sociedad de la información, que la industria de la información es el sector económico con más futuro, se habla de autopistas de la información, que quien tiene la información tiene el poder….. Lo cierto es que nunca la humanidad, o por lo menos los quetenemos la suerte de vivir en alguno de los países desarrollados desde el punto de vista económico, había dispuesto de tanta información ni, sobre todo de tantas posibilidades de acceder a ella, con una rapidez inimaginable hasta no hace demasiados años.
La gestión de la información en las organizaciones es la clave del éxito empresarial. El hecho de disponer de ordenadores no esobviamente suficiente, ya que un sistema de información está constituido por máquinas (hardware y software), procesos, personas y documentos.
La mayor parte de los empresarios están de acuerdo con la importancia de la información y del conocimiento pero también se confunde con la compra de las mejores herramientas informáticas. Las máquinas pueden permitir una agilización de la gestión delos documentos, pero la eficiencia del sistema en conjunto depende en último término del hecho de que las personas utilicen de manera adecuada estos documentos en procesos correctamente diseñados de acuerdo con los objetivos perseguidos.
La eficiencia depende también de cómo se haya diseñado el proyecto de gestión de la información. Ha de realizarse en base al diálogo constante entreprogramadores y usuarios. Los que saben qué información es importante y qué tareas son necesarias realizar son los que utilizan la información. La descripción de sus necesidades es una tarea difícil y costosa de realizar, y también se ve dificultada por la exigencia de estructuración que imponen los ordenadores.
La gestión de la información tropieza con varias dificultades en lasorganizaciones:
La información es un proceso que construyen conjuntamente el informador y el informando y sólo se da si se produce comunicación entre ambas partes. Por este motivo, para contribuir a mejorar los flujos de información en las empresas debemos entender mejor los comportamientos informacionales de las personas.
Como dijo Francis Bacon, Knowledge is power. El hechode disponer de una información en exclusiva confiere poder, de manera que las organizaciones tienden a desarrollar espontáneamente la opacidad informativa más que la transparencia, y a estimular la retención individual de información más que a compartirla.
[pic]Por último, La información se transmite mejor si está formalizada es decir explicitada en algún soporte, estructurada, perola gente prefiere los medios informales de transmisión.
Desde un enfoque meramente práctico, para conseguir una buena gestión de la información y el conocimiento, las empresas deben implantar un buen sistema de gestión documental.
La gestión documental debe adecuarse a las condiciones existentes en cada entorno empresarial, hasta la empresa más pequeña puede tener unplanteamiento serio en esta materia, sin que obligatoriamente requiera de grandes inversiones en medios informáticos
El Proceso documental
Para abordar un proyecto de gestión documental hemos de analizar las fases por las que pasan los documentos en cualquier organización y para esto podemos acudir al modelo tradicional del proceso documental: fase de entrada de documentos,es decir la fase en la que obtenemos la información, fase del tratamiento o lo que es lo mismo criterios para su almacenamiento y archivo, fase muy importante de cara a la recuperación de la información y por último la difusión de la información.
En la fase de entrada y obtención de la información las organizaciones tienen el reto de:
• Conseguir que sólo entre en la organización la...
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