La gestion documental

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Objetivos generales

Controlar y administrar todos los documentos internos y externos.
Asegurar la disponibilidad de la información consolidada en los registros de la institución.

Objetivosespecíficos
Objetivo: organizar los documentos en los expedientes en orden cronológico y por asuntos (principios de orden original y procedencia), para facilitar su recuperación, utilización yconservación.

Realizar la foliación de los documentos. La foliación estabiliza la ordenación, consulta, control de los documentos y la organización de los archivos de gestión.

Garantizar la adecuadatransferencia de archivos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y la periodicidad establecida en las Tablas de Retención Documental.

Garantizar la adecuada organización y disposiciónfinal de los archivos a través de la conformación de las series, subseries, tipos documentales y el establecimiento de tiempos de retención documental.

Establecer los criterios que deben seguirsepara la respectiva ordenación, clasificación y foliación del documento electrónico en cada uno de los procesos.

LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Según el planteamiento que se hace en la Ley General deArchivos de Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida porlas entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”

La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es decir,el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valortestimonial o histórico como fuente para el conocimiento.

Para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser...
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