La importancia de los archivos electronicos en colombia

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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS  EN COLOMBIA

La gestión documental es una de las ramas del conocimiento que en estos momentos toma gran importancia para el país. Reconocemos que lainformación es la herramienta primordial para cualquier negocio, acción de estado o decisión gerencial, por eso el manejo de la información debe ser ágil, segura y pertinente.

Pretendemos en estetexto hablar de la importancia de los archivos electrónicos en Colombia, reconociendo que en la actualidad se hace necesario hacer la transición a este tipo de gestión documental.

El archivoelectrónico tiene como finalidad hacer más fácil el acceso a la información y ocupar menos espacio. Existen dos técnicas de digitalización de la información. La primera es la microfilmación, que permiteregistrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. La segunda, es la digitalización que permite la reproducción de la información que se encuentra guardada endistintos soportes y convertirla en datos de computador.

Las ventajas de estos tipos de archivo son su fácil manipulación y durabilidad, reconocemos entonces que hay un decidido interés por convertirtodos los archivos físicos en archivos digitales. En este aspecto nos surgen dudas. Por ejemplo, la posibilidad de manipulación y alteración de los documentos digitales. En cuanto este aspecto seencuentran en el mercado el uso de firmas digitales que son programas de computadora que hacen que un documento sea difícil de adulterar y permiten constatar su originalidad y validez, así como formatoscomo el PDF y otros que solo permiten la lectura de documentos, en cuanto a la pérdida no están probable como en los archivos físicos, pues en cualquier momento se puede hacer una copia para que seaconsultado. La microfilmación no tiene este inconveniente, puesto que, al ser una imagen fija de un documento es muy difícil su adulteración.

La segunda, es la estabilidad de los sistemas de...
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