La importancia de los archivos

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LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, LA COMUNIDAD Y EL ESTADO, EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL, EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO.

Cualquier persona podría opinar que los archivos son importantes para permitir el almacenamiento de información pertinente sobre las actividades que se realizan en una oficina, empresa o entidad.

Los Archivos son importantes, pues ellos“Constituyen la parte esencial de los recursos de información de un país, de una entidad o de una empresa. Expresan en forma original su desarrollo histórico hacia el cumplimiento de su Misión, de sus Objetivos, Metas y actividades realizadas en cumplimiento de sus funciones.

La importancia de los archivos radica en que poseen un valor único; son originales e imprescindibles para el registrode las actividades humanas, en ellos se pueden observar los procesos, para facilitar la elección de cual dirección debemos seguir, al tomar decisiones acertadas para la buena marcha de nuestra organización.

Los archivos existen en nuestra memoria, incluso en nuestro código genético, existe información de nuestro origen, no solo a nivel individual sino como especie humana. Esta informaciónacumulada naturalmente por miles de años, nos ha permitido crecer, desarrollarnos y progresar, además nos ha servido de plataforma para la construcción de conocimiento, aplicando el método científico. Los archivos son la memoria de las organizaciones.
(Basado en http://www.buenastareas.com/ensayos/Importancia-De-Los-Archivos/215154.html).

En la misma página web, Josefina escribió el 19/05/2009 losiguiente: “Un pueblo sin historia es un pueblo que no existe, o pone en peligro su existencia. Un pueblo con una mala historia es como una persona con lagunas mentales. Por ello, es importante tener una historia objetiva”. La historia se basa en fuentes documentales, de ahí la importancia de los archivos.

Además de documentar las actividades humanas, los archivos son necesarios para ejercercontrol; Los documentos organizados y sistematizados en los archivos, constituyen pruebas fehacientes, que sirven para demostrar ó fiscalizar la transparencia con la cual se realizaron acciones humanas. Por medio de los documentos existentes en los archivos, se puede demostrar su existencia, su desempeño ó su desaparición.

La gestión eficiente del conocimiento necesita mecanismos que propicienla organización de la información y el conocimiento; los archivos forman parte de esos mecanismos; en los archivos se guarda o registra la historia o parte de la historia de una organización y su estudio permite hacer una proyección hacia el futuro.

Es importante recordar que un proceso de gestión del conocimiento no solo debe tener en cuenta la recolección y estructuración del conocimientotácito, es importante la conversión en conocimiento explícito en un proceso cíclico continuo. Es por ello que muchas organizaciones pretenden implantar sistemas que permitan gestionar el conocimiento eficientemente, los archivos se automatizan, mediante la utilización de Bases de Datos, donde se registra la historia de la organización.
(Tomado de Yoandra Figueroa comenta el 06/02/2008:http://grupos.emagister.com/debate/importancia_del_archivo_en_la_gestion_del_conocimien to/6653-251586;).

Los archivos son importantes para la Administración:

Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa, debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido durante su gestión, a fin de referenciar información, debe hacer uso de su experiencia acumulada, clasificada, organizada ysistematizada; es decir, hacer uso de su patrimonio histórico, para conocer su proceso de desarrollo y crecimiento, a fin de tomar decisiones acertadas en el presente y hacia el porvenir.

En las actividades diarias se elaboran proyectos, se llevan a cabo investigaciones, se realizan comparaciones, y se toman decisiones….. ó simplemente se realizan trámites y se responde a demandas de orden...
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