La oficina sin papeles

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LA OFICINA SIN PAPELES

Los rápidos avances en las tecnologías de la información han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se empezó a utilizar  lainformática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismoformato electrónico  en el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de archivo.

No se puede decir que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son más losdocumentos que nacen y se conservan en las organizaciones sin pasar por el formato del papel.

De otro lado, la aplicación de la informática  en todos los niveles de la organización comprende unfenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de  bases de datos. Por tal razón, es necesario tener en cuenta  que una base de datos es el resultado de las actividades dela empresa y es por ello que se les puede considerar documentos de gestión.

La organización documental debe integrar los documentos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos.¿Cuál es tu propuesta para lograr tal integración?

Justamente, debido a la afectación que han tenido los archivos, es que se hace estrictamente necesario que las organizaciones estén actualizadastecnológicamente y manejen toda tecnología de punta disponible, que permita la cabida de todas las “formas” para lograr una debida gestión documental.

Mi propuesta para lograr la integración, estabasada en la creación o actualización de bases de datos únicas para cada organización, de tal manera que todo documento creado en una determina área, ya sea Interno, Interno-Externo o Externo–Interno,este virtualmente disponible y que responda a una secuencia, para darle respuesta, hacer seguimiento, adjuntar anexos, etc. y /o archivar obviamente bajo parámetros y normatividad archivistica....
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