La Oficina

LA OFICINA
CONCEPTO DE OFICINA
La Oficina es el local diseñado para realizar trabajos de tipo administrativo; se le considera el centro nervioso de la empresa por cuanto es el sitio donde se procesa la información con el propósito de obtener los datos que la administración necesita para la toma de decisiones.
La Oficina está constituida por dos componentes esenciales como recursos básicos:uno es el factor humano; es decir, un grupo organizado de personas dotadas de conocimientos y cualidades necesarias para planificar, organizar y dirigir la naturaleza, los objetivos y fines de la empresa o institución; el otro es la dotación, compuesta por el mobiliario, los materiales y equipos necesarios, como mesas, sillas, escritorios, calculadoras, equipos de computación, teléfono, fax,archivadores, fotocopiadoras, artículos de escritorio, etc.
COMPETENCIAS
La composición del trabajo de oficina varía de una empresa a otra, dependiendo de su tipo, tamaño y del trabajo que implique. En una oficina pequeña, un solo empleado puede desempeñar varias funciones; pero en una oficina grande el trabajador tiende a ser más especializado.
Competencias en el manejo de correspondencia.
Recibirla correspondencia.
Distribuir la correspondencia.
Preparar paquetes y valijas para el correo.
Registrar la correspondencia saliente.
Competencias en el manejo de la computadora.
Cartas, memorandos y agendas.
Sobres para la correspondencia.
Formatos comerciales, facturas y cotizaciones.
Papeles de trabajo.
Informes estadísticos.
Documentos legales.
Otros documentos que genera laempresa.
Competencias en el manejo de máquinas de oficina.
Operar máquinas fotocopiadoras.
Manejar la guillotina.
Manejar calculadoras.
Operar la máquina protectora de cheques.
Operar el fax.
Operar la impresora, el scanner.
Competencias de archivo.
Organizar el sistema de archivos.
Archivar la correspondencia.
Llevar el control de los documentos que se presentan.
Transferir correspondenciaal archivo inactivo.
Solicitar la devolución de los documentos prestados.
Competencias de contabilidad.
Procesar cheques.
Preparar conciliación bancaria.
Preparar nóminas de pago.
Procesar depósitos bancarios.
Manejar fondos de caja chica.
Controlar operaciones bancarias generales.
Otras tareas propias del auxiliar contable computarizado.
Otras competencias generales de oficina.
Atendera los visitantes.
Atender las llamadas telefónicas.
Recibir y despachar mercancías.
Todo lo relacionado con la administración de la empresa.
Habilidades para expresarse oralmente y por escrito.
Dar importancia al resultados óptimo del trabajo.
Dominar la utilización de la computadora.
RELACIONES INTERPERSONALES
Las buenas relaciones humanas en las empresas se centran, en la capacidaddel(la) oficinista para reaccionar de manera positiva hacia las otras personas con quienes trabaja.
El(la) oficinista debe ser una persona de fiar para merecer la confianza de su superior y poder éste asignarle el manejo de material de carácter confidencial y personal.
Cada empleado debe trabajar armónicamente con sus compañeros y con aquellas personas que ocupan puestos similares en otrosdepartamentos dentro de la misma empresa. El(la) oficinista debe desarrollar habilidades para llevarse bien con todos sus compañeros, sin importar sus niveles profesionales; debe mostrar lealtad, seriedad y buen criterio.
Todo gerente espera que sus oficinistas tengan buenas relaciones de trabajo con personas tales como visitantes, personal eventual de mantenimiento, carteros, mensajeros y todosaquellos con los que se mantiene alguna relación.
COMPORTAMIENTO
Algunas pautas básicas de comportamiento en la oficina son:
Debemos ser abiertos y receptivos a las opiniones y sugerencias de los demás compañeros, a fin de mejorar el ambiente laboral en la empresa.
Evitar discusiones y riñas. Debemos tratar de controlar nuestro temperamento y ser lo más cordiales posibles.
Incidencias. Si...