La organización y reorganización contables y Organización del sistema contable

SITEMAS Y METODOS

La organización y reorganización contables. Un caso específico de selección de un software
INTRODUCCIÓN:
En los tiempos que corren donde la materia informática se ha internalizado en el mundo empresario, en todos sus niveles, hay que replantearse una seria de aspectos en lo que a organización contable se refiere.
Las empresas, como los individuos, son entes distintosentre sí, con particularidades propias pero con algunos patrones comunes que nos permiten catalogarlas.
Dichas empresas actúan como verdaderos sistemas y como tales gozan de las propiedades que caracterizan a todos los sistemas. Cada parte del sistema empresa tiene algún efecto sobre el comportamiento del conjunto considerado como un todo ; la forma en que se comporta cada elemento depende de por lomenos el comportamiento de algún otro componente de la empresa, es decir, es un conjunto de elementos interrelacionados donde para efectuar cambios hay que analizar el todo con sus relaciones dentro de ciertos limites.
Dado que el Sistema Contable está inmerso o bien es un subsistema del sistema de información empresario y a su vez este es subsistema del Sistema de Control Interno; cuandopensamos hacer cambios en el Sistema Contable tenemos que ver la repercusión en cadena que origina en los sistemas mayores que lo contienen y ver que efectos produce sobre el macro sistema empresa.
El caso que nos ocupa tiene como objetivo básico tratar el comportamiento de los factores que conforman la empresa cuando se decide cambiar o incorporar un programa de computación para la registracióncontable utilizando una metodología propia del análisis de sistemas.
En primer lugar, es necesario aclarar los distintos casos de organización o reorganización que se pueden presentar en la vida práctica.
A. CASOS DE ORGANIZACIÓN O REORGANIZACION CONTABLES
1)ORGANIZACIÓN INICIAL O DE FUNDACION: puede ser total o parcial; cuando hablamos de total decimos que la organización abarca la totalidad delsistema contable, es decir en el momento de la creación( se presenta en muy pocas oportunidades). Y es parcial cuando se incorpora un nuevo subsistema que debe integrarse al sistema principal.
2)REORGANIZACION DE EMPRESA EN FUNCIONAMIENTO: la necesidad de reorganizar el sistema contable de una empresa o de un subsistema que lo integre surge de la propia evolución de la empresa para lograr en formamás eficaz sus objetivos. En todos los casos se trata de mejorar, ampliar, completar, reducir algo existente. También puede ser total o parcial. Total: cuando se operan por ejemplo cambios en el dominio de la empresa y parcial: cuando se trata de modificaciones a algunos de los subsistemas vigentes. Es el caso más frecuente.
B. IMPLEMENTACION DE LA ORGANIZACIÓN Y REORGANIZACION
Engeneral la decisión de organizar o reorganizar corresponde a la dirección superior cuando se trata de cambios que puedan alterar sustancialmente al sistema.
Las sugerencias para efectuar modificaciones pueden provenir de cualquier nivel de la empresa o bien de sectores externos o de cambios en la competencia. La autorización para efectuarla siempre debe provenir de la Dirección Superior.
Si laempresa cuenta con un sector de Organización y Metodo puede surgir de un plan de trabajo de este departamento.
También al tomar esta decisión se debe tener en cuenta la tendencia al éxito o el fracaso del negocio y la necesidad de integrar el planeamiento , la estructura y el presupuesto.
1)FORMA DE LLEVARLA A CABO
La implementación de la organización o reorganización puede llevarse a cabo dentro ofuera de la empresa. DENTRO DE LA EMPRESA: debemos precisar si se trata de una gran empresa que cuenta con un staff de especialistas en organización o que posee una oficina de Organización y Metodos; en este caso está dentro de sus funciones específicas. Si es una mediana o pequeña empresa, esta tarea la realizará el contador. Tiene sus limitaciones : hay una gran resistencia al cambio por...