La Superpoblacion

Los programas de hoja de cálculo automatizados, como Microsoft Office Excel 2007, proporcionan una gran variedad opciones de cálculo y gráficos para visualizar y manipular datos de tablas. También pueden resultar útiles para almacenar listas de información, por ejemplo listas de distribución de correo o inventarios. No obstante, a medida que los requisitos de una lista se hacen más complejos,puede resultar difícil conservar los datos en un programa de hoja de cálculo. Un programa de bases de datos relacionales, como Microsoft Office
Access 2007, resulta más adecuado para crear listas complejas y trabajar con ellas, y además ofrece eficaces herramientas para especificar, organizar, conservar y recuperar los datos.

Realizar la elección correcta es vital si desea obtener acceso a lainformación, así como actualizarla, con el mayor rendimiento y precisión. Después de leer este artículo, debería poder tomar una decisión fundada sobre cómo seleccionar el programa que sea mejor para sus datos y sobre cómo proteger dichos datos.
¿Qué desea hacer?
Comprender las diferencias entre Access y Excel
Decidir qué programa va a utilizar
Proteger los datos en Access y Excel
Comprenderlas diferencias entre Access y Excel

Office Access 2007 y Office Excel 2007 tienen muchas similitudes. Con ambos programas podrá:
Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.
Ejecutar sofisticados cálculos para obtener la información que desee.
Utilizar vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico para trabajar con los datos de una forma interactiva.
Crear informes sobre losdatos y ver dichos informes en varios formatos.
Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una forma sencilla.
Crear una combinación de correspondencia de Microsoft Office Word 2007, por ejemplo para producir grandes cantidades de etiquetas.
Conectarse a datos externos para poder verlos, consultarlos y editarlos sin necesidad de importarlos.
Crear páginas Web paramostrar los datos en formato de sólo lectura o para obtener acceso a ellos en un formato que se pueda actualizar.
Importar datos de bases de datos externas (por ejemplo, Access o Microsoft SQL Server) y de otros tipos de archivo (.txt o .htm).

Ambos programas organizan los datos en columnas (también denominadas campos) que almacenan un tipo específico de información, lo que también seconoce como tipo de datos. En la parte superior de cada columna, la primera
celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia terminológica es que lo que en Excel se denomina fila, es un registro en Access.

Como ejemplo, puede utilizar Excel para crear una lista de personal. Dicha lista utiliza cinco columnas para organizar los números de Id., los nombres, los apellidos, los números deteléfono del trabajo y las fechas de contratación de los empleados. La fila de celdas situada en la parte superior de cada columna contiene las etiquetas de texto que describen los datos.Sin embargo, Excel no es un sistema de administración de bases de datos. Es un software de hoja de cálculo que almacena unidades de información en filas y columnas de celdas denominadas hojas de cálculo. Por elcontrario, Access almacena los datos en tablas que se parecen a las hojas de cálculo, aunque
están diseñadas para consultas complejas relacionadas con los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones e, incluso, en los campos de otras tablas.
Por esta razón, aunque ambos programas funcionan bien para administrar datos, cada uno tiene ventajas evidentes, según el tipo de datos que seadministre y la tarea que se desea realizar con esos datos.

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Decidir qué programa va a utilizar A la hora de decidir qué programa es mejor para almacenar los datos, pregúntese a sí mismo lo siguiente: ¿los datos son relacionales o no? Si puede almacenar los datos en una única tabla u hoja de cálculo, debería hacerlo así. Los datos incluidos en una única hoja o página se denominan...