Laciclo vital de los documentos

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  • Publicado : 25 de noviembre de 2010
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documentos

1: elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras defínalo establece su ciclo vital y especifica

* Cada una de las etapas que cumple
* Cada uno de susmomentos
* Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento
* Destino final

Ciclo vital
Momentos de gestion
Planeacion:

1) Recopilar información. ).2) Determinar el objetivo de la carta.
3) Documentarse sobre el destinatario.
4) Definir los puntos a tratar. .

Elaboracion

margenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
* Inferior entre 2 cmy 3 cm
* Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
* Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
* Fecha:
*
* Encabezamiento o datos del destinatario:
* Tratamiento:.
* Nombres yapellidos
* Cargo:
* .
* Nombre de la empresa:
* Dirección:
* Nombre de la ciudad de destino
* .
Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre sedesconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.
* Asunto:
* Saludo:
* Texto:
* Despedida:
* Firma:
* Nombre y apellidosCargo o documento de identificación:
Identificación del transcriptor:

Tramitacion :
A medida que se reúnen todos los documentos soporte Organización En Unidad de Atención y Prestación deServicios al Cliente clasifica y ordena los documentos en orden consecutivo para enviarlos al asesor contable.

Momento intermedio:
Existe procedimiento para el manejo de la documentación, pero a lafecha no se ha implementado la microfilmación y el procedimiento de documentación contempla es el back up en CD como medio de protección de la Orden de Pedido, ya que es una forma que estádigitalizada y por este medio es donde se originó. Los demás trámites que deben surtirse en orden al ciclo precaucional responden a los lineamientos legales para los documentos que son soporte contable....
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