Las 5 p's en el manejo de juntas

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“LAS 5 P DEL MANEJO DE JUNTAS”
“DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS”
WHETEN DAVID, KIM S. CAMERON

Las juntas son una parte de gran importancia en la vida organizacional, sobre todo para los directivos. Pocas iniciativas importantes se forjan sin el esfuerzo de grupos extensivos e intensivos. Sin embargo las juntas son uno de los aspectos más malogrados de la participación organizacional,para evitar las juntas probablemente dirigidas, se presentó el método de las cinco P.

Propósito: Usar las juntas para cumplir con los siguientes propósitos:
* Decisiones.
* Un problema complejo necesita ser resuelto utilizando la experiencia de varias personas.
* El compromiso de los miembros del grupo para una decisión, o para ellos mismos, necesita ser mejorado.
* Lluvia deideas.
* Las ideas acerca de un problema deben de ser explorados como: precipitación y predisposición de causas, ¿Cuál es la causa original?, ¿Hay cosas más eficaces y eficientes en las que podemos abordar este problema?, ¿Cuáles son las pruebas?, ¿Qué demuestran esas pruebas? Etc.
* Anuncios: la información tiene que ser impartida de forma simultánea entre diversas personas.Participación: Tomar decisiones en relación a quién y cuántas personas invitar con base en lo siguiente:
* El tamaño del grupo debe de ser comparable con el de la actividad. (para interactivos, cinco a siete participantes tienden a trabajar mejor).
* Debe buscarse un balance entre individuos con fuertes orientaciones a las actividades y otros con fuertes orientaciones a los procesos de grupo.
* Losindividuos deben compartir algunas metas o valores en común.
* Todas las experiencias relevantes y el conocimiento deben de estar presentados.
* La composición del grupo debe de reflejar las metas de esta junta. (La homogeneidad alienta la solidaridad y el compromiso: la heterogeneidad fomenta la creatividad y la innovación).
* Asegúrese de tener habilidades generales para conocer elproblema, controlar recursos y tomar decisiones fundamentales.

Planificación: Como preparación para la junta, asegúrese de hace lo siguiente:
* Proporciona espacio físico adecuado, equipo audiovisual, etc.
* Establecer propiedades al poner en secuencia los temas de la agenda antes de la junta o al inicio de ésta.
* Elegir la estructura del formato para la toma de decisiones másapropiada para cada tema.

Proceso: al mejorar las dinámicas de grupo, especifique la duración del objetivo y resalte las actividades específicas al hacer lo siguiente:
* Establecer reglas básicas de proceso, como la forma en la que se tomaran las decisiones.
* Permitir que los miembros se familiaricen.
* Cuando el pensamiento crítico es importante, evidente expresar opinionesimportantes fuertes.
* Mantener el flujo de la junta al utilizar desplegados informativos.
* Alentar al grupo a no desviarse de las actividades asignadas.
* Manejar la discusión para lograr una participación equitativa.
* Desalentar la evolución prematura de ideas.
* Prevenir el “ocio social” al asignar responsabilidades específicas y enfatizar la importancia de actividades grupales.* Desalentar la “avaricia conceptual”, aquellos que aceptan por un “arreglo rápido”.
* Manejar a los miembros que interrumpen utilizando comunicación de apoyos y habilidades de colaboración de manejo de conflictos.
* Concluir la junta resumiendo lo que se logró, revisando actividades y haciendo preparaciones para juntas subsecuentes, si es necesario.

Perspectiva: evaluar cada juntautilizando la metodología MDI (Mantener, Detener e Iniciar) a las siguientes preguntas:
* ¿Qué salió bien en esta junta o se deba mantener?
* ¿Qué fue improductivo que debemos detener o eliminar?

Miembros del grupo: fomentar la dinámica de grupos constructiva, como participante al hacer lo siguiente:
* Tomar tiempo para preparase para la junta y obtener un claro entendimiento de...
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