legislacion de libros

LEGALIZACIÓN DE LIBROS EMPASTADOS Y FOLIADOS

Todo contribuyente de los impuestos administrados por la Dirección General de Tributación debe solicitar la legalización de los libros y cualesquiera otros registros de su actividad comercial ante la Administración Tributaria que le corresponda.

Fundamento legal
Artículos 251 y 252 del Código de Comercio, 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre laRenta y 53 de su reglamento, el artículo 128 del Código de Normas y Procedimientos
Tributarios; 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y Decreto No. 25514-H
del 24 de setiembre de 1996 y sus reformas. Asimismo, el artículo 35 de la Ley de Sociedades
Anónimas Laborales y los artículos 6 y 21 de la Ley para garantizar al país mayor
seguridad y orden, así como la resolución N°DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010 y
sus reformas, la resolución DGT-R-034-2011 del 18 de octubre del 2011 y la resolución
DGT-R-041-2011 del 12 de diciembre del 2011.

Requisitos generales
El trámite de legalización de libros debe efectuarse en la Administración Tributaria del lugar del domicilio del contribuyente, mediante el formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros”. Si en elespacio del formulario no se pudieren consignar todos los representantes legales de una persona jurídica (representación conjunta), solicite en la Administración Tributaria el formulario “D-406 Anexo de Representantes Legales”.

Los siguientes requisitos deben cumplirse en todos los trámites de legalización de libros empastados:
•Presentar debidamente lleno el formulario D-406 “Solicitud delegalización de libros”, el cual es gratuito y se obtiene en las administraciones tributarias.
•Todos los libros deberán llevar en el folio 1, la razón de legalización preimpresa, El interesado deberá transcribir en el espacio correspondiente al Nº de asiento el número de autorización otorgado por la Administración, así como el tipo de trámite autorizado por la misma.
•Se entenderá por cumplida laprestación tributaria de legalización de los libros una vez que la Administración Tributaria asigne un número de autorización que será entregado al solicitante, quien deberá consignarlo en la razón de legalización preimpresa de cada uno de los libros legalizados, por lo tanto no será necesario aportar dichos libros ante la Administración Tributaria.
•Si es persona física debe presentar la cédula deidentidad.
•Si es una persona jurídica debe presentar la cédula de identidad del representante legal acreditado en nuestros registros; si no está acreditado debe presentar además una personería jurídica vigente, con una fecha de emisión no mayor a tres meses.
•Si el trámite lo realiza un tercero, la firma del contribuyente o representante legal, deberá estar debidamente autenticada por un abogadoo un notario en el espacio de autorización establecido en el formulario D-406 y en el anexo, si corresponde. Si la autenticación la efectúa un abogado, puede usar el “sello blanco” o “sello de hule”, pero si la realiza un notario, debe estamparse el “sello blanco”. En ambos casos, debe adherirse a la solicitud la suma de ¢250.00 colones del timbre del Colegio de Abogados.
En todo trámite delegalización, excepto en las transformaciones, se deben aportar los siguientes timbres:
•¢125 en timbres fiscales, por cada libro de contabilidad y libro de registro de compras por legalizar.
•¢25 en timbres del Colegio de Contadores Privados por cada libro de contabilidad, de actas, registro de socios (accionistas) y el libro de registro de compras (si corresponde) por legalizar.
•La cancelaciónde los timbres deberá efectuarse mediante formulario de Entero de Gobierno, y adherirse al formulario D-406 denominado “Solicitud de legalización de libros”. Igualmente, se admitirán medios de pago electrónico de las especies fiscales correspondientes, adhiriendo al formulario indicado, la impresión de los comprobantes respectivos, o los timbres correspondientes adheridos al formulario D-406....