Libros Corporativos de la Sociedad

Libros

Todas las empresas deben de tener los libros en que se registrará la historia de la sociedad. De acuerdo con el tipo de sociedad, deberán de tenerse los libros que marca la ley.

Los libros se dividen en contables y sociales.

Los libros contables son el diario, el mayor, el de inventarios y el de los balances.

Los sociales son los de actas de asambleas generales, consejos deadministración, vigilancia y registro de socios.

Acta constitutiva (estatutos)

El acta constitutiva está formada por estatutos que, generalmente, son elaborados por un abogado corporativo y por el propio notario.

Éstos pueden tener variaciones de acuerdo a las necesidades de cada empresa y los convenios que tengan los accionistas.

Los negocios pequeños que están formados por dos omás socios, también deben formalizar el acta constitutiva ante un notario.

Para que el acta constitutiva sea formal, debe de ser certificada por un notario público y depositarse en el Registro Público de la Propiedad y el Comercio.

El Registro solicita el acta protocolaria de constitución de la empresa y el pago de derechos. Este pago se calcula en función del capital que registre lasociedad y el número de apoderados.

Asamblea de accionistas

Los accionistas son las personas que aportan el capital para la realización de la empresa.

La asamblea es el órgano máximo de la empresa y decide quién forma el consejo de administración o si nombra un administrador único, así como cualquier modificación posterior al capital social o los estatutos sociales.

Lo común es que lasacciones de la empresa se dividan en proporción al capital aportado. Cuando uno de los socios se va a encargar de administrar la empresa, pueden hacerse convenios especiales para el reparto de las acciones.
Los accionistas llevan a cabo asambleas periódicamente. Éstas pueden ser ordinarias o extraordinarias.

Las asambleas ordinarias se celebran cuando menos una vez al año. Son convocadas porel consejo de administración o el comisario. La convocatoria debe publicarse en un diario de los de mayor circulación cuando menos con quince días de anticipación y debe contener fecha, hora, lugar y orden del día.

Los libros sociales

Son los que permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad, ya sea sus acuerdos principales, la salida o entrada de algún socio, elincremento en su capital social, la compra venta de activos, acciones, etc. Convirtiéndose en la constatación escrita de la historia de la sociedad.

Vale la pena resaltar que sólo se realizará una mención de los principales libros que lleva una sociedad anónima por ser esta la más común, sin embargo con algunas adecuaciones le puede dar idea al lector de los libros que se deben llevar en otros tipos desociedades.

Libro de Actas: Es el Libro corporativo más importante de una sociedad, ya que en él se debe de hacer constar todos y cada uno de los acuerdos tomados en Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias. La obligación de este Libro nace con el Acta Constitutiva, es decir cuando se funda la sociedad, ya que a partir de esa fecha es cuando se puede deliberar y acordar algún asuntoimportante que afecte a la sociedad y según el artículo 36 del Código de Comercio es cuando se debe de integrar el Libro de Actas. Para cumplir con dicha obligación de llevar el Libro de Actas, se deberá hacer constar en este por lo menos una Asamblea General Ordinaria cada año y las Asambleas Generales Extraordinarias que requieran según la sociedad, dichas Asambleas Generales deberán irdebidamente firmadas por el Presidente, Secretario y Comisario que intervinieron conforme al artículo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles; así como por los accionistas presentes que lo deseen.

Sin embargo existen ocasiones en que las sociedades no pueden por algún motivo hacer constar en el Libro respectivo las actas, dichas actas sueltas, como se le pueden denominar, según el artículo 34...