Libros de comercio

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LIBROS DE COMERCIO

LIZETH GERALDINE RIOS PINEDA

AULAS DIGITALES-UNIVERSIDAD PANAMERICANA
AUXILIAR CONTABLE Y FINANCIERA
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
BOGOTÁ D.C.
2010

LIBROS DE COMERCIO

Todo ente económico tiene la necesidad de registrar sus operaciones mercantiles de la forma más cuidadosa, real y detallada posible, de manera tal que su contabilidad no presente ningún tipode anomalías que puedan trastornar los intereses financieros de la entidad. Previendo lo anterior se han creado normas que regulan y vigilan la elaboración, presentación y archivo de este tipo de documentos. En esta ocasión nos interesa resaltar los aspectos más importantes a tener en cuenta en cuanto a Libros de Comercio se refiere.

Reiterando lo antes dicho se sabe que todo comerciante debeconformar su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del Código de comercio y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán utilizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnicocontable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que faciliten conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

FORMAS DE LLEVAR LOS LIBROS DE COMERCIO

* La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministreuna historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
* Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase delibros.
* Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
* Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completala situación de su patrimonio.
* En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará elnúmero, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
* Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
* Dejar constancia de las decisiones adoptadaspor los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico
* El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestacióno de no haberse dado respuesta.
* El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.
* Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden...
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