Libros y papeles del comerciante

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LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

1. PRINCIPIOS GENERALES:

Todo comerciante debe llevar una contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros, de acuerdo con las normas del Còdigo de Comercio. Estas normas podrán autorizar el uso del sistemas tales como la microfilmación que faciliten la conservación. De igual manera, se permite la utilización de cualquier otroprocedimiento de reconocido valor técnico-contable, idóneo para asentar las operaciones, siempre que se garantice el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.

2. DEFINICIÓN DE LIBROS DE COMERCIO:

Son libros de comercio los que la ley determina como obligatorios y los auxiliares que se requieran necesariospara el completo de los obligatorios. Estos libros son:

• Libro Mayor y de Balances
• Libro Diario
• Libro de Inventarios y Balances

3. REQUISITOS DE LA CONTABILIDAD:

La contabilidad sólo podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en los libros registrados, de tal manera que contenga una historia clara, completa y fidedigna de los negocios delcomerciante de acuerdo con la reglamentación expedida por el gobierno (ley).

4. CORRESPONDENCIA Y COMPROBANTES:

Serán parte integrante de la contabilidad, todos los documentos y comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios del comerciante.
5. INVENTARIO Y BALANCE GENERAL:

Al inicio deactividades comerciales y por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.

5. ASIENTOS Y COMPROBANTES CONTABLES.

En los libros de contabilidad se asentará en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante,haciendo alusión a los comprobantes de contabilidad que las respalden.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe ser elaborado previamente al registro de cualquier operación mercantil y en el cual se indicará el número, fecha, origen descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas que se afecten con el asiento contable. A cada comprobante se anexará los documentos que lojustifiquen.

Lo anterior, consagra la obligación de llevar un Libro Diario.

6. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA:

El comerciante deberá conserva copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y preservación de la copia. Así mismo conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, conanotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta, según sea el caso.

7. ARCHIVO DE COMPROBANTES:

El comerciante conservará archivados y en orden, los comprobantes de los asientos contables, de tal manera que en cualquier momento se pueda verificar su exactitud.

8. LIBROS DE HOJAS REMOVIBLES O TARJETAS:

Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por seriescontinuas de tarjetas, siempre que unas y otras se encuentren numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a lo establecido en la ley.

9. PROHIBICIÓN SOBRE LOS LIBROS DE COMERCIO:

Es prohibido en los libros de comercio:

• Alterar en los asientos contables el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren

• Dejar espacios quefaciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos a continuación de los mismos.

• Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones de los asientos. Cualquier error se debe subsanar mediante un nuevo asiento contable realizado en la fecha en que se advierta el mismo.

• Borrar o tachar en todo o en parte un asiento contable.

• Arrancar hojas, alterar el orden...
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