Lic. Administracion de empresas

PLANIFICACIÓN GENERAL
DE UN EVENTO

PORQUE HAY QUE PLANIFICAR
Para la realización de un evento es necesario
planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho
riesgo de no alcanzar el éxito o de tener un amplio
desperdicio de recursos y esfuerzos.
 La planificación es fundamental para una buena
coordinación entre todas las partes que intervienen en
la realización de un evento ypermite aumentar las
posibilidades de tener resultados positivos.


PORQUE HAY QUE PLANIFICAR
Para cada objetivo se deben definir las acciones a
efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver,
priorizar soluciones, asignar recursos y
responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento
que permitan evaluar os avances y los resultados.
 Los eventos mal concebidos, generalmentedespiertan
poco interés y pueden ocasionar pérdidas de imagen y
dinero y ser muy costosos.


LOS ORGANIZADORES SON EL PUNTO FOCAL DE CADA
EVENTO

El grupo de organizadores deber participar en la
elaboración del plan.
 El grupo organizador requiere conocer la misión,
objetivos, políticas, procedimientos, programas,
presupuestos, logística, estrategias y tácticas.


LAPLANIFICACIÓN GENERAL DE UN
EVENTO DEBE INCLUIR.
La definición de los objetivos generales y
específicos.
 Las políticas generales.
 La temática del evento
 El perfil del grupo de organizadores,
conferencistas y participantes.
 La estructura de organización y la distribución de
funciones.


LA PLANIFICACIÓN GENERAL DE UN EVENTO DEBE
INCLUIR.
La formación de organización y la distribución defunciones.
 La formación, organización y programa del grupo de
trabajo.
 La mecánica de trabajo y su realización.
(procedimientos)
 Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de
dinero.
 La contratación de lugares y servicios.


Los programas de actividades técnicas, recreación,
acompañantes y específicos.
 La asignación de responsabilidades y las fechas de
ejecución.
Las proyecciones de ventas y beneficios.
 Las estrategias de comercialización y difusión.
 El control de la aplicación de recursos por actividad.
 Las alternativas de acción en caso de desviaciones del
plan original. Posibles contingencias y soluciones.


La capacitación de los organizadores y personal de
apoyo.
 La elaboración y fijación de mecanismos de
supervisión, control yevaluación.
 Elaboración de una lista de suguimeinto.


UNA BUENA PLANIFICACIÓN DEBE DE

CONSIDERAR CON MUCHO DETENIMIENTO LO
SIGUIENTE

Las fechas más convenientes para la realización
de un evento.
 Lugar y sede
 Temática general y particular.
 Definición de ponentes magisteriales y de mesas
de trabajo.
 Invitados especiales.
 Pronóstico de participantes esperados.
LAS CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN PLAN
DEBEN SER LAS SIGUIENTES.
Comprensible, concreto y sencillo.
 Flexible y adaptable para poder ajustarse
rápidamente a los cambios que puedan surgir
antes, durante y después del evento.
 Preparado y redactado de tal forma que personas
que no hayan participado en su elaboración lo
puedan comprender fácilmente, o sea que tenga
una secuencia lógica.
VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN:
Se tienen objetivos claros y definidos.
 Se establecen programas con metas para su
alcance.
 Estimula la creatividad para hacer un mejor uso
de los recursos disponibles.
 Facilita el alcance progresivo de las metas
planeadas y las revisiones prácticas y específicas.
 Coordina y unifica los esfuerzos del grupo
organizador.


DEFICINICIÓN YCARACTERÍSTICAS
DE LOS EVENTOS
Evento

Exposición

Programas Técnicos


Componen de actividades como las
conferencias magistrales y discusiones
de las mesas de trabajo, donde intervienen
ponentes especialista en la materia.

Los participantes asisten ala
sesión o mesa de su preferencia

Visitas y trabajos de investigación
directa en el campo.


*Actividades

Clasifican en...