Limpiausos caso práctico

Maximiano Ayala Pulido
Sistemas de Información en las pequeñas empresas.
Caso Lipi@Usos.
El uso de equipo de cómputo hace años que logró posicionarse como una indispensable necesidad de comunicaciones y convivencia sobretodo en el ámbito de los negocios y no solo de los grandes empresas. Sino de las medianas, pequeñas y familiares empresas.

El hecho es que pese a muchos de losesfuerzos que hacen patrones, administradores y consultores los usuarios finales como cajeros, dependientes, almacenistas se resisten a usar sistemas que midan y regulen el flujo, tráfico y dirección de las mercancías que ellos proporcionan a los clientes. Uno de los principales temores es el de sentirse vigilados en sus operaciones. Sin embargo y pese a lo anterior y conocido como un antecedentederivado de la investigación a través de una encuesta aplicada a negocios que han atravesado por la necesidad de instalar un sistema de información computarizado y han fracasado en el intento empresas cuya rotación de inventarios han obligado a la instalación de sistemas de control y que han tenido que luchar contra factores sustanciales como la resistencia al cambio por parte de los usuarios finalesy la decadente consultoría informática que no asegura que el traje que se elabora a medida de la empresa, sufra rupturas en su implementación.

Muchas empresas, han tenido la necesidad de renunciar a la mitad del camino al diseño de su sistema y se han visto en la necesidad de buscar alternativas que funcionan genéricamente como paquetes integrales que luego inducen a adquirir otras interfacespara complementar su funcionamiento, la nueva versión para seguir recibiendo atención (o regalías en algunos casos) que debieran ser gratuitos o incluso los parches (cuya naturaleza es una solución temporal a un error del propio desarrollador del sistema derivado de su poco interés en hacer un buen análisis antes del diseño del sistema).

Hablando de la información que es una de las prioridadesa saber por parte de los propietarios, directores, gerentes o administradores, casi siempre los sistemas emiten reportes que luego hay que traducir en lugar de interpretar y no siempre esa interpretación de resultados es clara como para cubrir las expectativas del cliente interesado.

En el año 2000 luego de la implantación y ya en su fase de prueba, uno de estos sistemas dejó defuncionar debido a dos factores: al final de un arqueo inventarial, los trabajadores de la empresa comenzaron a denunciar fugas de mercancía realizadas por otros empleados. Esto fue atribuido a que al iniciar la capacitación para el uso del sistema muchos se dieron cuenta que serían delatados por los reportes y registros que se estuvieron llevando. Esto desencadenó una serie de reacciones en lospropietarios que optaron al final por detener el uso del sistema para seguir operando manualmente y evitar daños al clima organizacional y a los propios empleados.

Varios sistemas por su naturaleza provocan los mismos resultados y por tal motivo en el presente trabajo recepcional se propone la forma de alinear los actores y factores que permitan a las pequeñas empresas instalar durante su ETAPA decrecimiento los sistemas computacionales requeridos superando los obstáculos de resistencia al cambio, análisis de sistema de información pobre o la inversión elevada en tecnología innecesaria.

El presente caso se basa en una empresa llamada Lipi@Usos cuyo giro comercial se ubica en la venta de productos de limpieza, esta como tantas otras nace como negocio familiar con una inversiónpequeña en el año de 2004, a la fecha la empresa cuenta ya con 6 trabajadores y dos propietarios, no cuenta con una estructura operacional formal, ni con una definición de puestos formal aún, sin embargo, la rotación del inventario esta exigiendo la instalación de un sistema que les permita conocer la información del inventario sin necesidad de atender otros requerimientos menores pero ostentosos y...