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Aspectos básicos de la administración y el manejo de recursos en iniciativas culturales, educativas y sociales
I

Mediadores Culturales-MEC.

Pedro Bandeira
Setiembre-Octubre 2008
La administración. Marco de trabajo para el taller.

La administración tiene diversas definiciones. Como toda actividad que implica a las personas, dependerá de la visión que sobre el mundo se tenga ladefinición que se tome. No es este un curso de teoría de la administración, por lo que tomaremos una definición muy sencilla que nos permitirá trabajar de manera práctica en el presente taller:

“La administración es aquella actividad que nos permite el logro de determinados objetivos mediante la utilización adecuada de los recursos con los que se cuenta”.

Hay un principio que se utiliza mucho eneconomía y en administración. Este dice que en general, los recursos son escasos para las necesidades que tienen las personas, las organizaciones y las sociedades. Este principio puede ser objeto de discusiones muy acaloradas, ya que esconde aspectos básicos como la distribución de los recursos o el mal uso de los mismos. Es decir: pueden existir los recursos, pero no estar distribuidos de maneraadecuada. En este caso el problema no se trata entonces de escasez de recursos sino de cómo se reparten estos. También puede existir el problema de que los recursos que existen se usen de una mala manera. Esta discusión es interesante y a mi juicio es importante que exista permanentemente el cuestionamiento a la distribución y el uso de los recursos. Sin embargo, en este taller dejaremos de lado estadiscusión y trabajaremos, durante el breve tiempo de trabajo que tenemos, con la idea de intentar afrontar un problema con el que se van a encontrar (o con el que ya se encuentran) y que consiste en como organizar recursos económicos escasos, para llevar adelante determinadas actividades.

La administración y su relación con el ciclo de proyectos

El taller está enfocado considerando que losrecursos con los que contaremos provienen de un tercero (organización, empresa, ministerio, donante, etc) a quien debemos presentar nuestra idea y marco de trabajo, un presupuesto y posteriormente una rendición de cuentas.

Seguiremos así durante el taller el ciclo que suele considerarse cuando se trabaja en proyectos:

• Identificación
• Planificación
• Ejecución• Evaluación

Esto que suele llamarse el “ciclo de un proyecto”, se estudió en las clases de formulación de proyectos. Es una manera de ordenar lógicamente nuestra manera de hacer las cosas, puede aplicarse en general a la organización de cualquier actividad. Es importante tomar en cuenta las implicancias que tiene cada uno de estos pasos en las cuestiones relacionadas con laadministración, así como la correspondencia que podemos establecer entre esas etapas del proyecto y la administración de los recursos implicados, que es lo que se presenta a continuación.

Relaciones entre el ciclo de proyecto y la administración.

Identificación. Esta etapa está referida a lo que queremos resolver, o llevar adelante. Una kermesse, un concierto de un grupo de folklore con una granconvocatoria o una muestra de fotografía, son todas posibilidades que resuelven necesidades o expresan las inquietudes de un grupo determinado de personas. Así que lo primero, es la idea de lo que se va a llevar adelante y para qué. Esta etapa, a la que sigue el análisis de problemas, la identificación de las diferentes posibilidades, y la selección de una de estas posibilidades, fue por ustedestratadas en la parte de diseño de proyectos. Para esta etapa es suficiente considerar la idea de montos en dinero y de recursos (personas, infraestructura, materiales) que en una primera instancia nos aproxime a la respuesta de si la idea que queremos llevar adelante es factible o no de ser realizada con éxito. Por ejemplo, proponer la realización de un mundial de fútbol en Uruguay en el año 2014, y...
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