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Páginas: 10 (2325 palabras)
Publicado: 24 de noviembre de 2010
Reingeniería al proceso de abastecimiento en una institución universitaria Gonzalo Muñoz Abella Universidad de Tarapacá Arica - Chile
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RESUMEN Este trabajo aborda el problema de la administración de la cadena de abastecimiento de insumos para los procesos académicos y administrativos de la Universidad de Tarapacá.
En la situación inicial opera un sistema centralizado de pedidosrealizados por unidades solicitantes a la Bodega central, también se opera mediante Solicitudes de Compra que son gestionadas porla oficina de adquisiciones, quien realiza Cotizaciones proveedores. y coloca Ordenes de Compra a varios
Se aplica una reingeniería de procesos implementándose un sistema de abastecimiento que administra pedidos realizados por unidades solicitantes mediante Ordenes de Compracolocadas directamente a un proveedor único.
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Académico jornada completa Departamento de Administración, FACSAE; Cardenal Caro 348 Campus Saucache, Arica-Chile; gmunoz@uta.cl
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Situación Inicial del proceso
En la situación inicial, para satisfacer requerimientos de insumos a los procesos académicos y administrativos de la Universidad, opera un sistema de abastecimiento organizadoen torno a dos procesos que se activan individual o conjuntamente según sea el caso; en primer término, el proceso de abastecimiento se activa cuando una Unidad solicita pedidos a la bodega central, y en caso de no haber existencias, se activa el proceso de adquisiciones.
El proceso de abastecimiento se activa a través de las unidades solicitantes que cuantifican sus necesidades y solicitan losPedidos a Bodega Central, quien realiza los despachos mediante Salidas de Bodega.
El proceso de adquisiciones activa un complejo mecanismo de Cotizaciones y de Órdenes de Compra que involucra a varios proveedores. Sus características
principales de operación son las siguientes: la unidad solicitante prepara la “Solicitud de Compra”, la que requiere visto bueno del superior jerárquico,enseguida dicha Solicitud ingresa a la Oficina de Adquisiciones que la envía a la Oficina de Presupuesto, en donde se verifica si existe disponibilidad presupuestaria en el
centro de costos; si hay disponibilidad la devuelve a adquisiciones para seguir el proceso; en caso contrario, la devuelve a la Unidad solicitante por falta de presupuesto disponible.
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Posteriormente, la Oficina deadquisiciones prepara tres cotizaciones que se envían a los proveedores; una vez recepcionadas las cotizaciones se procede a emitir la Orden de Compra al proveedor que presenta la mejor oferta, éste la recepciona, la procesa y la despacha a Bodega. Finalmente, la Bodega recepciona el pedido, lo registra y lo despacha a la Unidad Solicitante.
Las principales insatisfacciones que declaran los usuariosde los dos procesos mencionados se resumen en: tanto el proveedor como la bodega no comprometen ninguna fecha de entrega del pedido; algunas veces las Unidades solicitantes reciben productos con especificaciones diferentes a las solicitadas; hay recepción parcial de pedidos provenientes de más de un Proveedor; la bodega central no siempre dispone de una variedad de productos ni de un stocksuficiente de éstos; etc.
La situación anterior provoca que las unidades solicitantes reaccionan creando bodegas autónomas, o que realizan directamente el proceso de compra financiándose con el mecanismo de Sumas a Rendir Cuentas o con Fondos Fijos, con el consiguiente perjuicio al uso de recursos financieros institucionales. En
promedio los tiempos de servicio abarcan entre 4 y 5 días hábiles parasatisfacer los pedidos desde la bodega central; y, entre 7 y 10 días hábiles para procesos de compra, recepción y entrega de los insumos a las Unidades solicitantes.
Mensualmente se procesan alrededor de 180 Solicitudes de Compra y 250 Órdenes de Compra relacionadas con materiales de oficina, insumos computacionales y 3
artículos de aseo, que dan origen a otros documentos tales como,...
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RESUMEN Este trabajo aborda el problema de la administración de la cadena de abastecimiento de insumos para los procesos académicos y administrativos de la Universidad de Tarapacá.
En la situación inicial opera un sistema centralizado de pedidosrealizados por unidades solicitantes a la Bodega central, también se opera mediante Solicitudes de Compra que son gestionadas porla oficina de adquisiciones, quien realiza Cotizaciones proveedores. y coloca Ordenes de Compra a varios
Se aplica una reingeniería de procesos implementándose un sistema de abastecimiento que administra pedidos realizados por unidades solicitantes mediante Ordenes de Compracolocadas directamente a un proveedor único.
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Académico jornada completa Departamento de Administración, FACSAE; Cardenal Caro 348 Campus Saucache, Arica-Chile; gmunoz@uta.cl
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Situación Inicial del proceso
En la situación inicial, para satisfacer requerimientos de insumos a los procesos académicos y administrativos de la Universidad, opera un sistema de abastecimiento organizadoen torno a dos procesos que se activan individual o conjuntamente según sea el caso; en primer término, el proceso de abastecimiento se activa cuando una Unidad solicita pedidos a la bodega central, y en caso de no haber existencias, se activa el proceso de adquisiciones.
El proceso de abastecimiento se activa a través de las unidades solicitantes que cuantifican sus necesidades y solicitan losPedidos a Bodega Central, quien realiza los despachos mediante Salidas de Bodega.
El proceso de adquisiciones activa un complejo mecanismo de Cotizaciones y de Órdenes de Compra que involucra a varios proveedores. Sus características
principales de operación son las siguientes: la unidad solicitante prepara la “Solicitud de Compra”, la que requiere visto bueno del superior jerárquico,enseguida dicha Solicitud ingresa a la Oficina de Adquisiciones que la envía a la Oficina de Presupuesto, en donde se verifica si existe disponibilidad presupuestaria en el
centro de costos; si hay disponibilidad la devuelve a adquisiciones para seguir el proceso; en caso contrario, la devuelve a la Unidad solicitante por falta de presupuesto disponible.
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Posteriormente, la Oficina deadquisiciones prepara tres cotizaciones que se envían a los proveedores; una vez recepcionadas las cotizaciones se procede a emitir la Orden de Compra al proveedor que presenta la mejor oferta, éste la recepciona, la procesa y la despacha a Bodega. Finalmente, la Bodega recepciona el pedido, lo registra y lo despacha a la Unidad Solicitante.
Las principales insatisfacciones que declaran los usuariosde los dos procesos mencionados se resumen en: tanto el proveedor como la bodega no comprometen ninguna fecha de entrega del pedido; algunas veces las Unidades solicitantes reciben productos con especificaciones diferentes a las solicitadas; hay recepción parcial de pedidos provenientes de más de un Proveedor; la bodega central no siempre dispone de una variedad de productos ni de un stocksuficiente de éstos; etc.
La situación anterior provoca que las unidades solicitantes reaccionan creando bodegas autónomas, o que realizan directamente el proceso de compra financiándose con el mecanismo de Sumas a Rendir Cuentas o con Fondos Fijos, con el consiguiente perjuicio al uso de recursos financieros institucionales. En
promedio los tiempos de servicio abarcan entre 4 y 5 días hábiles parasatisfacer los pedidos desde la bodega central; y, entre 7 y 10 días hábiles para procesos de compra, recepción y entrega de los insumos a las Unidades solicitantes.
Mensualmente se procesan alrededor de 180 Solicitudes de Compra y 250 Órdenes de Compra relacionadas con materiales de oficina, insumos computacionales y 3
artículos de aseo, que dan origen a otros documentos tales como,...
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