Los archivos y la importancia de su organizacion

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LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN

El Servicio Jesuita a Refugiados (SJR) fue establecido en 1980 por el General Superior de la Compañía de Jesús, Pedro Arrupe S.J.R El Serviciosurgió con la misión de “servir, defender y acompañar a los refugiados y a las personas que migran”. El papel de la organización consistió en crear una red social e institucional que apoyara a laspoblaciones migrantes, brindándoles protección y los servicios básicos.
El estado de la documentación del SJR, se encuentra clasificada de la siguiente manera:
Fondos abiertos. Deben ser tratados tal ycomo lo estipula la ley 594 del 2000 ley general de archivo.

ARCHIVO DE GESTION:
Es donde se reúne la documentación en trámite en busca de las soluciones a los asuntos iniciados, documentosutilizados y consultados en la Administración por las mismas oficinas u otras que las solicitan.

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamenteaprobada.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

Se identificará   el   expediente   mediante   un  rótulo,   el   cual deberá contener el nombre de la respectiva unidad administrativa,     identificación del área y grupo, series y subseries, número   de carpetas y/o libros, y caja y fechas extremas.La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. Eldocumento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Cada carpeta debe contener unmáximo de 200 folios.

Los sistemas de ordenación que se implementa son cronológicos y alfanuméricos
los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,...
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