Los archivos y la importancia

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Desarrollo de la Actividad Semana 1

La Universidad nacional Abierta y a Distancia desde su creación comenzó a manejar los fondos documentales de correspondencia enviada y correspondencia recibida,de esta manera se archivaba de forma cronológica toda la documentación que ingresaba y salía de esta entidad, posteriormente los fondos documentales fueron clasificados a partir de una tabla deretención documental agrupado en cuatro categorías principales que son:

Archivos históricos: Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisióndel correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Archivo central: Es una unidad administrativadonde se agrupan documentos transferidos o traslados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite que sigue siendo vigentes y objeto de consultaadministrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten

Archivos de gestión: es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continuautilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten

Historias académicas: donde se encuentran los documentos de los estudiantes pertenecientes a la universidad,ya sean estudiantes activos, inactivos o egresados.

Los archivos Históricos, de gestión y central se clasifican en orden cronológico, de acuerdo a la tabla de retención documental de la UNAD deacuerdo a un código que determina el tipo de documento o agrupación documental, separándose en carpeta habana debidamente rotulada, cada carpeta debe contener un máximo de 200 folios.

El archivoacadémico se clasifica llevando la siguiente secuencia:

1. Acta y diploma de grado debidamente autenticada ante la notaria

2. Fotocopia del documento de Identidad

3. Fotocopia de...
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