Los archivos y su importancia

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LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACIÓN



Un archivo o también llamados ficheros son la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y subuen funcionamiento. Los archivos hacen referencia al conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.La palabra archivo también hace alusión al espacio físico donde se conservan los documentos y la oficina donde se organiza para ponerlos al alcance de los ciudadanos y de la propia institución.Los archivos o ficheros tienen básicamente dos objetivos:

1. Que los documentos estén guardados de la manera correcta

2. Que cualquier persona pueda encontrarlos fácilmente y no soloquien los ha archivado

La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de una empresa debe ser llevada a cabo por un profesional en la materia, lo primero que se requiere para para organizarun archivo es tener un espacio y disponer de tantos archivadores como se requieran.

Un archivo se caracteriza por:

1. Independencia de la información.

2. El archivo tiene informaciónpermanente, que va a ser almacenado.

3. Un archivo también puede ser atendida en distintos momentos.

4. Los archivos nos permiten guardar con gran capacidad de almacenamiento.

En lainstitución educativa María Auxiliadora que es en la cual me encuentro estudiando actualmente el archivo se maneja a través de las tablas de retención, es decir, un listado de series con suscorrespondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

El ciclo vital de un documento se puede definir como las etapas o ciclosque atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente. Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios...
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