Los sistemas de archivo como apoyo para el Control, Descripción y Resguardo Documental en un archivo histórico por medio de documentos digitalizados

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA

LOS SISTEMAS DE ARCHIVO COMO APOYO PARA EL
CONTROL, DESCRIPCION Y RESGUARDO DOCUMENTAL EN
UN ARCHIVO HISTÓRICO POR MEDIO DE DOCUMENTOS
DIGITALIZADOS

T

E

QUE

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PARA

OBTENER

LICENCIADO

P

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ARIEL

E

S

EN

EANTONIO

ASESORES:

I

N
EL

A

TÍTULO

DE

ARCHIVONOMÍA

N

T

CAMACHO

A

:

ESCOBAR

Lic. María Longina Ávila Luna
Lic. Salvador Elías Rodríguez Solís

MÉXICO, D. F.

2006
1

DEDICATORIAS

Esta tesina va dedicada especialmente a la memoria de mi Padre, quien me brindo
todo su apoyo, por sus consejos y sus enseñanzas para ser mejor en todo momento.

Eindudablemente a mi Madre, quien me guió hacia el camino del estudio, por
enseñarme a ser una persona responsable, optimista y a tener una visión de lucha
competitiva para poder enfrentar y resolver los retos futuros.

Muchas Gracias.

2

TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO………………………………………………………………………………….......III
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………IV

CAPÍTULO 1 EL ARCHIVO HISTÓRICO1.1 Concepto de Archivo Histórico………………………………………………………………..1
1.2 Constitución de Un Archivo Histórico…………………………………………………...........1
1.3 Importancia del Archivo Histórico…………………………………………………………….3
1.3.1 Principio de Procedencia…………………………………………………………….......3
1.3.2 Principio de Orden Original…………………………………………………………......4
1.4 Teorías del Ciclo Vital………………………………………………………………...............51.4.1 Ciclo vital del documento………………………………………………………….........7
1.4.1.1 Fase Activa……………………………………………………………………....7
1.4.1.2 Transferencia Primaria…………………………………………………………..8
1.4.1.3 Fase Semiactiva…………………………………………………………….........8
1.4.1.4 Transferencia Secundaria…………………………………………………….......9
1.4.1.5 Fase Inactiva……………………………………………………………………..9
1.5 El Archivo Histórico como Testimonio de laMemoria Institucional………………………..11
1.6 Funciones Básicas del Archivo Histórico…………………………………………………….12
1.7 Servicios que Brinda el Archivo Histórico…………………………………………………...17

CAPÍTULO 2 LOS SISTEMAS DE ARCHIVO UTILIZADOS COMO APOYO
PARA LA DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN DOCUMENTAL EN
DOS ARCHIVOS HISTÓRICOS
2.1 Definición de Sistema de Archivo……………………………………………………………21
2.2 Los Sistemas deArchivo……………………………………………………………………..22
2.3 Importancia de los Sistemas de Archivo……………………………………………………..31
2.4 Objetivos de los Sistemas de Archivo………………………………………………………..33
2.5 La Función de los Sistemas de Archivo……………………………………………………...35
2.6 Sistemas de Archivo Aplicados en un Archivo Histórico……………………………………38
2.6.1 La Descripción Documental……………………………………………………………40
2.6.1.1 Tipos de Instrumentos deDescripción…………………………………………42
2.6.1.2 Importancia de los Instrumentos de Descripción……………………………...45
2.6.1.3 Función de los Instrumentos de Descripción en el Archivo Histórico………...46
2.7 Cuadro Comparativo de los Sistemas de Archivo y los Instrumentos de Descripción
Aplicados en el Archivo Histórico del Centro de Estudios de Historia de México y el
Archivo Histórico y de Reprografía de la Secretaría deEducación Pública……………..48

I

CAPÍTULO 3 LA AUTOMATIZACIÓN COMO MEDIDA DE CONTROL Y
PROTECCIÓN EN EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL CENTRO DE
ESTUDIOS DE HISTORIA DE MÉXICO Y EL ARCHIVO HISTÓRICO
Y DE REPROGRAFÍA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
PÚBLICA
3.1 Digitalización………………………………………………………………………………...58
3.1.1 Proceso de Digitalización……………………………………………………………....61
3.1.2 Elescáner………………………………………………………………………………62
3.2 Base de Datos………………………………………………………………………………...63
3.3 Base de Datos para el Registro de Información del Archivo Histórico del Centro de Estudios
de Historia de México y el Archivo Histórico y de Reprografía de la Secretaria de Educación
Pública………………………………………………………………………………………..64
3.4 El Marco Legal de la Digitalización……………………………………………………….....75...