Manejo de agenda

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Manejo De La Agenda Y Control De Citas

Manejo De La Agenda:

Dentro de las actividades de los profesionales del área administrativa ( secretarias, archivistas, asistentes) se destaca el manejo de las agendas, herramientas de trabajo para organizar todo lo relacionado con las citas de los clientes.
Eso significa que es necesario tener un estricto control de los clientes y visitantes queacuden a la oficina en demanda de atención. Debe existir un juego de agendas, para jefe y secretaria. Cuando la secretaria trabaja para un grupo de profesionales, es necesario llevar una agenda para cada uno.
Hasta hace algunos años sólo existía la agenda tradicional, cuya presentación es ampliamente conocida por todos.
Actualmente, gracias al avance de la tecnología, existen agendas electrónicasde bolsillo y computarizadas, inclusive existe ya la agenda electrónica acompañada de su respectivo lápiz igualmente electrónico. Cualquiera que sea su presentación, en su esencia, la forma de llevarla no varía.
Veamos el siguiente modelo de una página para el manejo de la agenda:

El manejo de las agendas requiere cuidado, decisión, atención y constante revisión de los compromisosempresariales y personales contraídos durante el desarrollo de las funciones nuestras o del jefe. Es natural que el jefe, en su paso por otras empresas y oficinas conceda citas o adquiera obligaciones, y por parte nuestra, en su ausencia otorguemos citas a clientes y visitantes.
Lo anterior nos obliga a revisar la agenda del Jefe tan pronto como llega. Esta revisión debe ser un trabajo compartido yacordado con él, porque seguramente se han concedido citas simultáneas (el mismo día y hora. para diferentes personas). Cuando esto es detectado, inmediatamente se procede a ajustar la agenda y a confirmar a los interesados el cambio de cita y razón de ese cambio. En este ajuste se consideran las prioridades de De no hacerlo, se trastorna la organización del trabajo del día, se incurre en una faltagrave de consideración para con los clientes que redunda en detrimento del prestigio personal y empresarial.
Todos los días, en las horas de la tarde se le recuerda al jefe los compromisos que debe atender en las primeras horas del siguiente día. En la mañana, se le organiza la agenda sobre el escritorio y se hace énfasis en el orden de atención previamente establecido desde el día anterior. Esta esuna tarea de gran importancia porque los clientes merecen que se les respete su horario de atención y su tiempo. No existe ningún derecho que autorice a disponer del tiempo de las personas, pues para ello se le concedió una fecha y hora determinadas.
Otra recomendación es la de respetar la hora asignada a cada cliente o visitante, pues nada más ofensivo para ellos ver como se saltan su turno paraatender a otros que llegaron después, y muchas veces, sin cita previa.
Al finalizar el día es conveniente y necesario hacer una anotación, al frente de cada cita, de las entrevistas que se efectuaron y de las que fueron pospuestas o canceladas.
La agenda es anual y se lleva mes por mes y día por día. Una vez terminada, debemos guardarla durante un tiempo prudencial, para futuras referencias.El compañero obligatorio de la agenda es el calendario. Cualquiera que sea su presentación, debe ubicarse en un lugar visible y alcance de la mano. Se mantiene abierto el día actual y en la hoja correspondiente se registran las actividades prioritarias de la fecha. Es recomendable conservar el del año anterior también.

Control De Citas
Cuándo concederlas:
Concedemos una cita personal si serequiere, o con el jefe, cuando el motivo que expone el cliente o visitante es justificado porque se relaciona con el quehacer empresarial.
Los datos para registrar una cita concedida son: Fecha y hora de la entrevista, nombre completo del solicitante o cliente, empresa a la cual representa, razón esencial de su visita, número telefónico del solicitante y observaciones que contribuyan a dar...
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