Manejo de formas en las organizaciones

Universidad Rafael Landívar
Campus San Pedro ClaverFacultad de Ciencias Económicas y EmpresarialesTécnico en Administración de Empresas |
Manejo de formas en las organizaciones – Cap. 2
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Introducción
Las formas son necesarias en una organización, debido al gran volumen de información, para homogeneizar y racionalizar el trabajo. La falta de ellas podría entorpecer o retrasar lasactividades, elevando los costos administrativos y materiales. Los costos administrativos son las cargas de trabajo por manejo excesivo de información y la complicación de las acciones, producto del volumen de papelería necesario para su desahogo.
Concepto
Herramienta o medio de comunicación escrito que contiene información fija y espacio para incluir información variable. Una forma ya completa esun documento, y dependiendo de la información y dificultad puede acompañarse de un instructivo.
Objeto de su utilización
Permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Constituyen fuente de información para efectos legales, de consulta o ambos.
Propósito del análisis, diseño y control de formas
* Adecuación a las necesidades de laorganización.
* Conocer el número exacto requerido.
* Mejorar eficiencia.
* Contribuir a racionalizar trabajo.
* Asociar la estructura orgánica con su clasificación.
* Normalizar con diseños técnicos.
* Controlar provisiones y consumo estrictamente necesarios.
* Economizar en racionalización de uso y diseño.
* Tener un catálogo de formas.
* Mantener control de calidadde formas (producción o compra).
* Definir criterios de revisión y actualización.
Importancia de las formas impresas
Cuando las operaciones administrativas son numerosas y repetitivas, se utilizan formas impresas para dejar constancia de su ejecución. Es necesario tener en cuenta:
* Contenido.
* Cantidad de formas a utilizar.
* Costo.
* Habilidad de imprimir celeridad ycohesión a las acciones.
* Función como vehículos de información.
Análisis
Es importante revisar los aspectos siguientes:
* Dimensión de las formas respecto a los datos contenidos o equipos que las procesan.
* Duplicación de formas.
* Formas poco utilizadas.
* Copias de formas.
* Diseño de formas respecto al propósito de su creación.
* Necesidad de formas para trámites.Fuentes de información
Entre las más comunes:
* Uso interno.
* Presentación de resultados.
* De consultor externo.
* Uso comercial común.
* De una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones.
* Requeridas por instancia externa para su uso exclusivo.
* Propuestas por fabricante de papel o diseñador profesional.
Requerimientos para su uso
De acuerdo a lasnecesidades, en función de los factores:
* Internos
* Externos
Diseño
Elementos funcionales:
* Logotipo de la organización
* Título
* Fecha
* Número de hoja
* Nombre de quien elabora, revisa y/o autoriza
* Clave de forma
Orden de los componentes
1. Secuencia de datos
2. Flujo de trabajo
3. Cuerpo
Instrucciones
* Al pie
* Al dorso
* Anexoal instructivo (números en paréntesis)
Condiciones para su llenado:
* Manual
* A máquina
* Equipo de cómputo
Clases de formas:
De línea
Su contenido se basa en datos fijos que van seguidos de una línea sobre la que se anotan los datos variables. Se emplean sólo cuando la información es mínima y preferentemente se llena a mano.
De columnas
Se llena en columnas y renglones; seutiliza cuando los datos son afectos por otros datos fijos que se anotan, generalmente, en el encabezado de la forma o (en casos especiales) al pie. Se utiliza cuando los datos son numéricos.
De casillas
Incluye varias opciones de presentación, combinándose casillas y bloques
Visualización
Para facilitar la comprensión y utilización de los datos, son requisitos:
Unidad
Unidad del trazo para...