Manual caja chica

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  • Publicado : 16 de diciembre de 2011
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Manual para el Manejo de Caja Chica

I. DEFINICIONES:

Egreso de Caja Chica:

Documento oficial mediante el cual se autoriza la salida de dinero de la Caja Chica de la empresa.

Comprobante de Gastos:

Documento en el cual se autoriza el pago de un bien o servicio mediante un documento de respaldo que no cumple con los requisitos estipulados en la Ley y Reglamento del impuesto sobreRenta.

Comprobante de Caja Chica:

Documento mediante el cual se autoriza el adelanto de dinero de la Caja Chica.

II. OBJETIVOS:

Objetivo General:

Establecer las normas y procedimientos aplicables a los pagos realizados por medio de los Fondos de Cajas Chicas.

Objetivos Específico:

2.1 Establecer el procedimiento a seguir en los casos en que se cancela bienes y serviciospor medio de Caja Chica.

2.2 Definir la responsabilidad y el flujo de los documentos que intervienen en los pagos y reintegros de Cajas Chicas.

III. NORMAS:

Las disposiciones establecidas en este “Manual” son de conocimiento general y de aplicación obligatoria de todos los “Fondos de Caja Chica” existentes o que existan en el futuro y por las partes involucradas en el proceso, su desacatose considera falta grave.

El fondo de Caja Chica estará constituido por dinero en efectivo, comprobantes de compras o gastos incurridos, comprobantes de caja Chica por adelanto de dinero y formularios de solicitud de reintegros pendientes.

El monto máximo que podrá adelantar el custodio del fondo será de C 30.000 (Treinta mil colones). Pagos mayores a éste monto deberán ser autorizados porel Gerente General.

La Caja Chica se utilizara para realizar pagos de dinero efectivo para reconocer conceptos que se ajusten a las siguientes estipulaciones:

Erogaciones por gastos en adquisición de bienes o servicios; siempre y cuando no ocurra un fraccionamiento en la compra.

No podrá reconocerse por este sistema gastos relativos a maquinaria, mobiliario, equipo y herramientas, salvoprevia autorización del Gerente General.

Cuando la compra se clasifique como urgente e imprevisible, previa autorización del Gerente General, según el fondo donde se produzca la necesidad.

Queda prohibido el pago de sueldos sujetos a regulaciones del Código de Trabajo, Caja Costarricense de Seguro Social.

La creación, asignación del monto y el cierre de cada fondo de dinero en efectivo espotestad de la Gerencia General, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

El reintegro de las sumas asignadas se hará semanalmente de acuerdo con la necesidad de reponer los adelantos y cancelaciones asignadas.

Queda prohibido mantener o sustituir los fondos de Caja chica por valores que no sean los autorizados en este “Manual”.

Se pagarán únicamente aquellos comprobantes con unaantigüedad igual o menor a 10 días naturales y todo adelanto para gastos será liquidado en un plazo no mayor de 15 días hábiles posteriores al recibo de dinero; el custodio comunicará a su superior inmediato, en un plazo no mayor a cinco días hábiles, las liquidaciones que se presenten extemporáneamente.

Los diversos formularios que se utilicen en la operación no deben presentar tachaduras,borrones, rupturas o alteraciones de cualquier naturaleza que hagan dudar de su legitimidad.

No se girará adelanto alguno al empleado que tuviese pendiente la liquidación de un adelanto anterior.

El departamento de Contabilidad efectuará verificaciones o arqueos sorpresivos a los fondos.

Cualquier faltante que se produzca al momento de practicarse el arqueo, deberá ser cubierto de inmediato porel custodio, en caso de sobrante deberá confeccionarse el recibo correspondiente y depositar el dinero en la cuenta corriente de la empresa.

El fondo de dinero debe estar bajo la custodia de una sola persona, en caso de ausencia del encargado del fondo el jefe inmediato deberá asignar a un empleado para ejercer la suplencia, previo arqueo de esos fondos, con la firma respectiva de los...
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