Manual caja menor

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MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL DE CAJAS MENORES

PRESENTACION En el ejercicio de las funciones públicas se presentan necesidades imprevistas, inaplazables e imprescindibles, que por su urgencia y cuantía no pueden ser solucionadas por los canales normales de contratación, por lo que se hace preciso mantener mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas necesidades concretas, tales como eluso de recursos a través de CAJAS MENORES. Para este efecto, la creación y adecuado uso de las CAJAS MENORES apunta al cumplimiento de esa meta con miras a no paralizar las operaciones ordinarias de los organismos distritales. El presente manual define el manejo, tratamiento y procedimientos generales para la creación, operación, control y cancelación de una CAJA MENOR en las diferentes Entidadesdel Distrito Capital, de acuerdo con la normatividad que para ese fin se ha expedido. La elaboración del presente manual, se enmarca dentro de la normatividad vigente sobre la materia, en especial la contenida en el Decreto No.686 del 4 de agosto de 1998, modificatorio del Decreto No. 965 de 1994; la Resolución No.4444 de 1995 por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública comoherramienta indispensable para la uniformidad de los registros contables, de tal forma, que toda institución que maneje fondos públicos debe establecer sus propios sistemas contables de acuerdo con las directrices trazadas en el Plan General de Contabilidad Pública.

DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD

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I.

OBJETIVOS
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1. GENERALES. 1.1. Propender porque la Gestión de la Administración del Distrito Capital se ajuste a los principios de eficiencia, economía y eficacia, consagrados en la Constitución y la Ley. 1.2. Velar porque la asignación y utilización de los recursos del Distrito Capital originados por el uso de las CAJAS MENORES enlas Entidades, sean los más apropiados para maximizar razonablemente sus beneficios. 1.3. Buscar que los bienes y servicios que el Distrito Capital adquiera por este medio, se obtengan de conformidad con la ley 80 de 1993, logrando resultados oportunos de acuerdo con sus metas y objetivos. 2. ESPECIFICOS. 2.1. Reglamentar en forma clara y precisa los métodos y procedimientos para el manejo de lasCAJAS MENORES en los Organismos y Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital. 2.2. Unificar criterios básicos en torno al manejo de las CAJAS MENORES, de forma que los funcionarios encargados apliquen los procedimientos establecidos obteniendo una mayor eficiencia en su labor. 2.3. Dotar a los funcionarios responsables de las CAJAS MENORES de una herramienta adecuada para elejercicio de sus funciones, que les permita conocer y aplicar los procedimientos relacionados con el manejo de estos fondos, así

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como sus responsabilidades en el desarrollo de su labor, los que podrán ser complementados y ajustados a las necesidades específicas de cada Entidad.

II.DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

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1. DEFINICION Las cajas menores son fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos de las Entidades, y su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazablespara la buena marcha de la Administración. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Las disposiciones contenidas en el presente manual son aplicables a las Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, no obstante podrán adoptarlo las demás Entidades que deseen hacer uso del mismo, ajustándose a los procedimientos que señale la Dirección Distrital de Contabilidad, con sujeción a lo señalado...
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