Manual de access

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  • Publicado : 13 de junio de 2011
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CONTENIDO
IMPORTANCIA DE ACCESS
TABLAS
FORMULARIOS
CONSULTAS
INFORMES
PASOS PARA DESARROLLAR
TABLAS
FORMULARIOS
CONSULTAS
IMFORMES

CONCLUCION DEL MANEJO DE ACCESS

TABLAS
Una base de datos esta principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas contienen datos sobre algo o alguien ejemplo: clientes proveedores, artículos, etc.
2.3.- Proceso de creación deuna tabla ejemplo
Base de datos: Cd musicales.
Campos: 6 (6 informaciones sobre cada Cd: referencia, título, autor, edición, duración y prestado).
Registros: Tantos como Cd tengamos, no se definen, se agregan al introducir la información.
Inicio - Programas - Microsoft Access - Base de datos en blanco - (Carpeta mis documentos) DISCOS - Crear.
Activar la ficha tabla.
Doble clic en Crear unatabla en Vista de Diseño.
Características de Definición de campos:
Nombre: Debe determinar lo mejor posible el contenido. Máximo 64 caracteres.
Tipo de datos: Texto - Letras, números o espacios hasta 255 caracteres.
Memo - Como los anteriores hasta 65535 caracteres.
Numérico - Valores numéricos que permiten realizar cálculos.
Fecha / Hora - Datos de fechas u horas.
Moneda - Datosmonetarios.
Auto numérico - Introducidos automáticamente por el programa incrementando en uno para cada nuevo registro.
Si / No.
Objeto OLE - Campos con datos de diferente naturaleza (Aplicaciones OLE).
Hipervínculo - Hacen alusión a las rutas de acceso a ficheros.
Asistente para consultas - Datos que se toman de una lista u otra tabla de variables.
Tamaño del campo: Se asigna uno automáticamente peropodemos modificarlo para adecuarlo a lo que necesitamos.
Indexado: Si lo activamos la tabla creará un índice para este campo.
2.4.- Crear y definir los campos en mi tabla
En la primera fila - primera columna - escribimos REFERENCIA (es el primer campo). Sobre el botón que despliega los tipos de campo activamos AUTONUMÉRICO. En la columna de descripción: NÚMERO DEL CD MUSICAL.
• Segundo campo:
Nombre de campo: TÍTULO.
Tipo: TEXTO.
Descripción:
Tamaño del campo (en ficha inferior): 30.
Requerido: Si (así impedimos que pueda quedar el registro con este campo vacío).
Indexado: Si (sin duplicados), crea un índice impidiendo repetidos.
• Tercer campo :
Nombre de texto: AUTOR.
Tipo: TEXTO.
Descripción:
Tamaño del campo (en ficha inferior): 25.
Indexado: Si (con duplicados), creaun índice pero permitiendo repetidos.
• Cuarto campo :
Nombre del campo: DURACIÓN.
Tipo: NUMÉRICO.
Descripción: DESCRIBA LA DURACIÓN EN MINUTOS.
• Quinto campo :
Nombre de campo: EDICIÓN.
Tipo: TEXTO (ya que son cuatro caracteres numéricos que no van a ser operados).
Descripción:
• Sexto campo :
Nombre de campo: ¿PRESTADO?
Tipo: Si / No.
Descripción: ESTE CAMPO INDICA SI EL DISCOESTÁ PRETADO.
Una vez definidos todos los campos conviene declarar una clave principal (es un campo con la característica de que no podrán existir dos registros con el mismo datos, y debe haberse creado un índice). Clic en la línea de título - Edición - Clave principal.
Grabar la definición de la tabla: Archivo - Guardar - DISCOS - Aceptar.
2.5.- Ventana de diseño y ventana de hoja de datos
Hojade datos: Permite introducir los datos o modificarlos.
Ventana de diseño: Permite hacer el diseño inicial de la tabla o las modificaciones del diseño.
2.6.- Introducir los datos en la tabla
Los datos del campo referencia no hace falta introducirlos, los modifica el programa automáticamente. Un dato puede que no se vea completo pero no pasa nada si está memorizado, salvo que Access me acompañe unmensaje. Los datos lógicos Si / No, corresponden a casillas de verificación que se activan / desactivan con la barra espaciadora.
2.7.- Introducir nuevos registros
El botón de la barra de herramientas: situará en la línea de nuevo registro. Podemos introducir así el resto de los registros de la tabla.
Seleccionando Registros - Entrada de datos, ocultamos los datos anteriores para introducir...
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