Manual de archivo general

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MINI/MANUAL No 4
TABLAS DE RETENCION Y

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Directrices básicas e instructivos para su elaboración

DIVISION DE CLASIFICACION Y DESCRIPCION

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INTRODUCCION

Desde la promulgación de la ley 80 de 1989, la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD) ha sido una de las preocupaciones constantes tanto para el Archivo General dela Nación de Colombia, ente rector de la política archivística, como para los archivos de los Organismos Nacionales y para aquellos que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos.

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación por medio del Acuerdo 12 de 16 de octubre de 1991 fijó un plazo de seis meses para la presentación de las TRD de los Organismos Nacionales del Orden Central. Pararealizar este trabajo el AGN buscó la colaboración de expertos, al cabo de la cual algunas de las entidades del sector público presentaron sus TRD.

En vista de que no todas las entidades dieron cumplimiento a dicha disposición, el Gobierno Nacional promulgó el Decreto 1382 de 18 de agosto de 1995 "Por el cual se reglamenta la ley 80 y se ordena la transferencia de los archivos de losOrganismos Nacionales al Archivo General de la Nación" que también obliga a todos los Organismos Nacionales a presentar sus TRD en un plazo de sesenta días, contados a partir de la fecha de su publicación. En cumplimiento de este Decreto, la Junta Directiva del Archivo General de la Nación expidió los Acuerdos 8, 9, 11 y 12 de 1995 y 006 de 1996.

Para facilitar la aplicación del Decreto en mención, elArchivo General de la Nación convocó a los jefes de archivo de los Ministerios y de sus organismos adscritos y vinculados a un taller sobre directrices para la elaboración y presentación de las TRD. La base material para el desarrollo del taller la constituyeron encuestas de diagnóstico, formatos, instructivos y lineamientos fundamentales tanto para conocer los acervos documentales como parainiciar su valoración.

El bagaje teórico previo para la elaboración de este material se enriqueció con los talleres y sesiones adelantadas con los asesores Agnes Etienne Magnien de los Archivos Nacionales de Francia; José Antonio Ramírez Deleón y Juan Manuel Herrera Huertas, del Archivo General de la Nación de México y Louis Garón de los Archivos Nacionales de Quebec, Canadá, en desarrollo delProyecto de Normatividad Básica para Archivos en Colombia, quienes además aportaron documentos y publicaciones sobre los temas de Valoración, Selección y Retención Documental.

El minimanual tiene como objetivo servir de apoyo a los funcionarios de archivos de la administración, para normalizar los procesos archivísticos relacionados con la gestión documental. Como objetivos específicos se señalanlos siguientes:

□ Desarrollar los principios enunciados en el Reglamento General de Archivos y dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en torno a Tablas de Retención y Transferencias Documentales.

□ Precisar conceptos relacionados con los procesos de identificación, valoración, selección y eliminación documentales, entre otros.

□ Promover la elaboración y aplicación de Tablas de Retenciónen cada entidad.

□ Apoyar la elaboración de Tablas Generales de Retención Documental de las Entidades de la Administración Nacional.

□ Racionalizar y Regular los procesos de Transferencias Primarias y Secundarias.

□ Facilitar las labores de organización física de la documentación histórica tanto para el embalaje como para la ubicación en los depósitos del Archivo General de la Nacióncuando fuere del caso.

Este manual incluye tres temas:

□ Tablas de Retención Documental: Se señalan las bases legales, las pautas y los procedimientos para su elaboración y presentación. Incluye, además, una lista de términos asociados con la administración de documentos, algunos de los cuales no están contemplados en el Reglamento General de Archivos.

□ Transferencias Documentales:...
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