Manual de archivo y correspondencia

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Manual -AC-MN-001

UNIVERSIDAD DEL CAUCA
Manual de Archivo y Correspondencia

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Laura Ismenia Castellanos Vivas Secretaria General Universidad Del Cauca José Fernando Pérez Restrepo Coordinador Archivo Central Universidad Del Cauca Edgar Hernán Tintinago Auxiliar Archivo Central Técnico en Archivistica Universidad Del Cauca

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1. INTRODUCCIÓN
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5Diferencias entre Fondo acumulado y un Centro de información ¿Por qué ha de existir un archivo en la Universidad? ¿Qué documentación forma parte del archivo de la universidad Del Cauca? ¿Qué elementos constituyen el archivos de la universidad Fases del Ciclo vital del Documento

3 3 4 4 5 6 7 8

2. EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA
2.1 Funciones del Archivo Central

3. LOS ARCHIVODE GESTIÓN U OFICINA PRINCIPIOS BÁSICOS PARA SU ORGANIZACIÓN
3.1 3.2 Documentación de apoyo Informativo 3.1.1 Consejos para su organización Agrupación de documentos administrativos 3.2.1 Correspondencia 3.2.2 Libros de registro Secciones Documentales Series Documentales 3.4.1 Series Documentales más Representativas Clasificación de Documentos 3.5.1 Cuadro de Clasificación 3.5.2 Proceso deClasificación 3.5.3 Clasificación de la Correspondencia Ordenación física y señalización 3.6.1 Ordenación Física 3.6.2 Señalización de los documentos Historias Laborales

9 10 10 10 11 12 12 13 14 15 15 19 21 23 23 25 26 28 28 29 31 32

3.3 3.4 3.5

3.6

3.7

4. INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
4.1 4.2 4.3 4.4 Material de Archivo de oficina formato de préstamo de documentosMobiliarios de oficina Medidas preventivas para la conservación de los documentos

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5. TRANSFERENCIAS DEL ARCHIVO DE GESTION AL CENTRAL
5.1 5.2 5.3 Definición Documentos que han de eliminarse en la oficinaProcedimientos de transferencia de documentos al Archivo Central

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33 33 34

6. PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS 7. LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
7.1 7.2 7.3 Introducción Problemática de los documentos electrónicos en los archivos Complejidad de los documentos electrónicos

39 41
41 41 42

8. RECOMENDACIONES DE APLICACIÓN EN ARCHIVOS DE GESTIÓN INFORMATICOS
8.1 8.2 Bases de Datos CorreoElectrónico

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46 47

9. ANEXOS ANEXO I ANEXO II ANEXO III ANEXO IV ANEXO V ANEXO VI ANEXO VII ANEXO VIII ANEXO IX ANEXO X ANEXO XI Formato de carta comercial formato de Memorando formato de Circular Informe Administrativo Acta Administrativa Formato de Constancia y Certificado Hoja de Trasferencias de documentos Modelo etiquetas para cajas de Archivo inactivo Formato inventario documentalResolución R-224 Consejo de Archivo Resolución R-225 Ventanilla Unica

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10. Bibliografía Básica

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1. INTRODUCCIÓN
Diferencias entre Fondo acumulado Documental y un Centro de Información (Archivo)CUADRO COMPARARIVO

FONDO ACUMULADO
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CENTRO DE INFORMACION

Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias, Documentos importantes que hay que conservar montones conservados con “guascas, cajas clasificar y ordenar archivisticamente “............ Pocas personas saben lo que se encuentra en el Inventario de los documentos con la descripción fondo acumulado correspondiente Los documentos son...
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