Manual de compras

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS


INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de Compras tiene como finalidad, fijar la políticas a seguir en relación al buen desenvolvimiento de las mismas. Este es uno de los manuales más importantes a cumplir dentro de la organización; ya que su no cumplimiento o sucumplimiento a medias origina una serie de fallas administrativas que repercuten en otros departamentos de la empresa como son: Almacén, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Tesorería, etc.

Se puede decir que existen elementos que influyen en el comportamiento de las compras, ya que el consumidor (en este caso, la Empresa), se decide a ejercer una acción de compra movido por cuatro elementos que siempreestán presentes en mayor o menor intensidad en la decisión de compra.

* El elemento de respuesta a un estímulo (la razón para comprar)
* El elemento económico (lo que cuesta comprar)
* El elemento de aprobación social. (la conveniencia o inconveniencia de comprar).
* El elemento subconsciente (los motivos ocultos de la compra).

Estos elementos tendrán mayor o menorinfluencia, dependiendo del producto o servicio que se compra, pero siempre están interactuando los cuatro.

Basados en lo antes expuesto, y haciendo el análisis correspondiente, a continuación se presenta el Manual de Procedimientos del Departamento de Compras.

MANUAL DE COMPRAS

Tomando en cuenta los elementos antes expuestos y habiendo hecho un análisis de la mercancía o servicioque sea necesario para el momento de efectuar la compra se procederá de la siguiente manera:

PASO No. 1:

Debe existir una requisición del departamento de almacén en relación al material solicitado, para que pueda entrar a funcionar el departamento de compras. (Ver Forma Nº 1).

PASO No. 2:

Deben existir como mínimo tres (3) cotizaciones de los proveedores implicados.PASO No. 3:

Luego de tener las cotizaciones se procederá a escoger el proveedor que va a suministrar la mercancía solicitada, tomando en cuenta los siguientes aspectos:

a) Mejores Precios
b) Mejores condiciones de crédito
c) Mejor Calidad
d) Tiempo de Entrega

PASO No. 4:

Habiendo analizado y escogido el proveedor, se elabora una Orden de Compra, ésta debe cumplir conla siguientes normas:

a) La Orden de Compra debe ser una forma pre-numerada la cual debe constar por lo menos de cinco (5) partes, que son: (Ver Forma Nº 2)

* Original: Proveedor
* Copia 1: Contabilidad
* Copia 2: Cuentas por pagar
* Copia 3: Archivo de compras
* Copia 4: Ciega para el departamento que recibe.

PASO No. 5:

Una vez elaborada la Orden de Compra debe prepararse uninforme diario de ordenes de compra emitidas, el cual debe llenar los siguientes requisitos: (Ver Forma Nº 3).

a) Fecha (día en que se elaboró la O/C)
b) Proveedor (nombre del proveedor a quien se le solicitó la mercancía)
c) Unidad
d) Tipo de Material (material solicitado)
e) Cantidad
f) Costo (precio al cual se está comprando)
g) I.S.V. (tasa de 16.5 % sobre el costo)
h) Total Bs.(suma del costo más el I.S.V)

Esto debe hacerse al final del día, cuando se hallan emitido todas las ordenes de compra necesarias.

PASO No. 6:

Refiriéndonos al caso de una empresa por departamento, de igual forma que el informe diario de ordenes de compra emitidas, debe realizarse un informe diario de compras emitidas por departamento el cual debe seguir los siguienteslineamientos: (Ver Forma Nº 4)

a) Departamento (nombre del departamento que solicitó la mercancía)
b) Proveedor
c) Costo
d) I.S.V.
e) Total Bs.

PASO No. 7:

Todos los almacenes de cada departamento deben tener la copia 4 de la orden de compra, la cual debe ser ciega, es decir, no debe llevar las cantidades de material solicitado ni el costo, cuando la mercancía es despachada...
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