Manual de cuentas por pagar

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INTRODUCCION:

La Gerencia de Finanzas con la asesoría del área de Calidad han elaborado el “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL TRAMITE DE PAGO DE CUENTAS POR PAGAR”; cuyo propósito fundamental es contar con un documento que ayude al personal involucrado a realizar las actividades relacionadas con la erogación del gasto e inversión, mediante el pago de cuentas por pagar por los diversosconceptos, de manera eficiente y eficaz, coadyuvando a las áreas involucradas en el cumplimiento de sus objetivos.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos metodológicos para la recepción, tramitación y gestión de los documentos necesarios para la generación de un pago a terceros por concepto de: Reposición de fondo de caja chica, reembolso a empleados, servicios generales, consumibles, y adquisición deinversiones, entre otros, que presentan y requieren cada uno de los proyectos, con la finalidad de realizar de manera oportuna los pagos y reintegro de fondos.

POLITICAS GENERALES

La presente normatividad es de observancia obligatoria para el personal que realice las funciones de recepción y trámite de solicitudes de cuentas por pagar de la Dirección General, Direcciones de Área, GerenciasOperativas y Financieras.

El Gerente de Finanzas es responsable de diseñar, establecer y actualizar los sistemas administrativos, políticas y procedimientos que se requieran para regular el control, administración y gestión del trámite de pago de cuentas por pagar a nivel institucional. Es a su vez responsable de asesorar sobre cualquier duda de interpretación de la normatividad establecida enel presente manual.

Las Gerencias de Operaciones son responsables de permear y transmitir a cada uno de los involucrados a su cargo, las normas y políticas a seguir para el trámite de reembolsos de gastos, viaje y caja chica.

POLITICAS ESPECÍFICAS

1. La Gerencia de Finanzas será responsable de controlar el proceso de los pasivos de “ACONSA Y ASOCIADOS CONSULTORES, S. DE R.L.” generadospor las distintas áreas involucradas.

2. De igual manera, será la encargada de informar a la Dirección General y a las Direcciones operativas, la situación y estatus de las deudas adquiridas por la empresa.

3. Los recursos asignados a las diferentes Áreas de le empresa, autorizadas por el Director General, Directores de Obra o Gerencias, únicamente pueden ser ejercidas de acuerdo a lodispuesto en el presupuesto correspondiente.

4. La Gerencia de Finanzas, no podrá solicitar la emisión de cheques, notas de débito o realizar transferencias, sin contar con solicitud de pago, contrato validado por personal autorizado, o constancia de satisfacción del servicio (puede ser enviado vía correo electrónico, por la persona facultada), factura autorizada o formato de reembolso; esdecir, con documentación, soporte que acredite el compromiso de pago.

5. Se realizarán las gestiones de pago de acuerdo al Plan Financiero establecido por la Dirección General y Gerencia de Finanzas, tanto para pago a proveedores como para reposiciones de fondos fijos y reembolsos.

6. No se deben aceptar facturas que contengan errores, alteraciones o enmendaduras.

7. Loscomprobantes de gasto deben cumplir con los requisitos señalados en el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, los artículos 37 y 38 de su Reglamento, así como los contenidos en la regla 2.4.1 y 2.4.4 inciso E, que señalan:

Las facturas, recibos (tickets) deben de estar impresos por establecimientos autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; cuando se trate decomprobantes impresos por el propio contribuyente deben contar con autorización de esa autoridad.

Dichos comprobantes deben cubrir los siguientes requisitos fiscales y administrativos:

a) Especificar el nombre de “ACONSA Y ASOCIADOS CONSULTORES, S. de R.L. de C.V.” y su Registro Federal de Contribuyentes AAC 030611 ST9 que acrediten que el documento está a favor de la empresa, así...
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