Manual de funciones y de procedimiento

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TRABAJO DE CONTABILIDAD

SANTA MARTA

29 DE JULIO DE 2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la Empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por últimoAgilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la Requieren. 

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos:

• El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivo).

Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que loElaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato

Comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que Generalmente requiere de agilidad. Entre más rápido se pueda llenar un formato (con ítems

De selección, poco texto, etc.) Más rápido se obtiene la información requerida y el personal

Le disminuye su grado de apatía a sudiligenciamiento.

• Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros

Formatos.

• En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe

• Tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el

Común de la gente es apática a su diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar deDiseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite.

• Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que

• Recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos.

• Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir

Adecuándolos a los cambios dela organización. Es muy común que al implementar un

Software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a Un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del Personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan De desarrollo del personal de la empresa.

   

Para cada formato se debepresentar la estructura del formato a diligenciar y una breve descripción (Preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripción Se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde Deben quedar tanto los originales como las copias si las tiene.

Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa sedeben describir las Actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el Caso de una acta, el reporte para dar de baja un activo, la descripciones de las acciones a seguir, etc.

MANUAL DE FUNCIONES

Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos:

1.1 Descripción básica del cargo

El formato se encabeza describiendo elnombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el Cargo de su jefe inmediato.

1.2 Objetivo estratégico del cargo

Este ítem se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y Responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la Empresa.  

En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo debe serconcreta y que globalice en Pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del cargo.

1.3 Funciones básicas

En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades Básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo.

Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en los Detalles de...
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