Manual de funciones

9. MANUAL DE FUNCIONES

Un Manual de Funciones es un documento que se prepara en una organización con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de sus funcionarios. En este Manual se agrupan todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación de la Institución o de unidad organizativa específica. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnologíade la institución, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión. [24]

9.1 Objetivos del Manual de Funciones

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes:
• Describir con claridad todas las actividades de una organización y distribuir las responsabilidades compartidas.
• Precisar las funciones encomendadas a cadacargo, logrando con ello deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer cada funcionario.
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporacióna las diferentes unidades.


9.2 Contenido básico del Manual de Funciones

Un Manual de Funciones deberá contener al menos la siguiente información básica:
o Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, el tipo de manual que se presenta, nombre de la institución o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboración del Manual de Funciones.
oIntroducción: es la explicación del contenido del Manual, en este apartado se abordan aspectos relacionados con la forma en que está estructurado, objetivos o propósitos del Manual, su ámbito de aplicación, periodicidad, y hasta las circunstancias que ameritan su actualización, en el orden de mantener su vigencia.
o Objetivo y Alcance: es la intención o propósito que tiene la Institución o unidadadministrativa al elaborar el Manual de Funciones. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento.
o Estructura Organizacional: se refiere a la descripción jerarquizada de las unidades organizativas de una institución. La descripción de la estructura orgánica debe coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en loreferente a la denominación de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Se deberá representar en primer lugar las áreas sustantivas y posteriormente las áreas de apoyo.
o Descripción básica del puesto: el formato se encabeza describiendo el nombre del puesto, la ubicación orgánica a la que pertenece, la indicación que quién es el superior inmediato y si posee alguna responsabilidadsobre otros funcionarios.
o Objetivo estratégico del puesto: se refiere a la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades, por las cuales se hace necesario la existencia de un cargo en la estructura de la institución.
o Relaciones del puesto: en este apartado se tomo como referencia la ubicación de un puesto en la estructura organizacional, para determinarcon que otros funcionarios o unidades administrativas debe de interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
o Funciones generales y específicas: en este ítem se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades básicas, que describan adecuadamente los límites y la esencia del cargo. En esta descripción de funciones básicas no debe caerse endetalles de “cómo hacer para cumplir con las funciones”, ya que este tema debe ser tratado con más profundidad en el Manual de Procedimientos. Se debe realizar una enunciación de funciones para cada unidad organizativa que integra la Institución.
o Perfil del puesto: en este punto se debe hacer referencia a las características esenciales que debe reunir un funcionario para desempeñar el puesto...