Manual de instrucciones caja chica

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MANUAL DE USO

PLANILLA CAJA CHICA

0.- Contenido e Índice
I.- Introducción II.- Descripción de la Planilla III.- Manejo de Caja Chica Durante el Año IV.- Resumen Anual p. 2 p. 2 p. 2 p. 5

Como una forma de contribuir en la mejora de la gestión diaria de los establecimientos educacionales de Chile, el Área de gestión Escolar de la Fundación Chile pone a disposición de los equipos degestión, a través del Portal www.educarchile.cl , una serie de herramientas de uso frecuente, de gran utilidad, y de muy fácil administración. Para el logro de esta iniciativa hemos contado con el valioso aporte de Colegium.com (www.colegium.com) a quien agradecemos su colaboración y reconocemos su valiosa experiencia en el ámbito educacional y particularmente en la creación de esta herramienta.

1 I.- Introducción
Esta planilla de Caja Chica le permitirá manejar la contabilidad de la caja chica durante el año y así llevar un registro detallado de los movimientos realizados, así como también revisar un resumen anual.

II- Descripción de la Planilla
Esta planilla está compuesta por trece hojas, cada una representada por una pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de laplanilla*.

Cada hoja representa el estado de un mes de la Caja Chica, desde enero hasta diciembre, y la última -Anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año.

III.- Manejo de la Caja Chica Durante el Año
Lo primero que deberá hacer es definir un monto fijo con el que la caja chica deberá operar cada mes. Empiece ingresando este monto en el campo Aporte Inicial del mesde enero, sin importar si empieza a operar con la caja chica en marzo u otro mes del año.

Nótese que es posible que las pestañas no alcancen a aparecer todas al mismo tiempo, por lo que debe utilizar las flechas que aparecen en el extremo inferior izquierdo para moverse entre ellas

*

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Ahora diríjase a la pestaña del mes correspondiente (si no esta empezando a operar en enero). Loprimero que le indica la planilla en cada mes es el Saldo Anterior, que corresponde al resultado del mes recién pasado. En este caso deberá aparecer el monto ingresado como Aporte Inicial en enero. (NB: en la hoja correspondiente al mes de enero no se incluye el campo Saldo Anterior). En este primer mes de operaciones (marzo en nuestro ejemplo) el Aporte Inicial es 0 (cero), pues en Saldo Anterior yatenemos el monto definido mensual para la operación de la caja chica, que fue ingresado como Aporte Inicial en enero. El monto de Aporte Inicial, así como de todos los aportes que se hagan, deberá ser ingresado bajo la columna Debe. El monto de los cargos y egresos por el contrario, deberá ser ingresado bajo la columna Haber.

Luego, simplemente se van ingresando los egresos y/o aportes que serealicen durante el mes. Para hacer esto llene la información solicitada en cada columna para cada ítem ingresado: Fecha Glosa Proveedor Debe Haber Saldo
Fecha en que se realizó el cargo o aporte. Detalle o motivo del cargo o del aporte. Nombre de la empresa o particular que provee el producto o servicio. En esta columna se ingresan solamente los montos de los aportes que se hagan a la caja chica.Todo monto ingresado en esta columna será sumado al saldo de la caja chica. En esta columna se ingresa el monto del cargo o egreso realizado. Todo monto ingresado en esta columna será restado del saldo de la caja chica. En esta columna la planilla indica el saldo parcial que va resultando luego de ingresar un cargo o un aporte.

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NB. No debe dejar líneas en blanco entre cada ítem queingrese en la planilla, pues si lo hace obtendrá un mensaje de error en los saldos. Del mismo modo, si no hace Aporte Inicial debe ingresar un 0 (cero).

En cada hoja correspondiente a un mes, aparece además un recuadro en el área superior derecha de la hoja que muestra un resumen de los movimientos del mes. En este recuadro se detalla la siguiente información: Saldo Inicial
Aquí se indica el...
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