Manual de procedimientos adm. para comite de finanzas de un concejo comunal

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1.6.- BASES TEÓRICAS.

1.6.1. MANUALES

Definiciones de Manuales:

Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea de manera conjunta o separada. Según Alonzo, J (1988:25)

"Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de políticas, prácticas yprocedimientos administrativos; su propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la funciónexacta de cada fase del negocio de la empresa".

Es decir, los manuales son guías que se elaboran para mantener actualizados los distintos procesos que realiza la empresa.

Los manuales son también instrumentos que sirven de controlinterno ya que en ellos quedanestablecidos los procedimientos que se siguen en la empresa. A través de ellos se pueden comparar y controlar todas las actividades.

Los Manuales son los documentos organizativos y herramientasgerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de unaespecie de libro actualizable.

1.6.1.1. Características de los Manuales:

Entre las características de los Manuales se encuentran:

• Son la base del control operacional contable, ya que en ellos se describe la información referida a normas, políticas y procedimientos contables por los cuales se evaluará el desarrollo operacional.
• Su lenguaje debe ser sencillo y claro para el uso de terceraspersonas, para que al leerlo las instrucciones sean bien interpretadas.
• Son flexibles debido que se elaborarán considerando la posibilidad de cambios, es decir, deben ser diseñados de forma flexible que permitan amoldarse a diversas eventualidades, con el fin de enfrentar los cambios que se produzcan en el entorno empresarial.
• Los manuales deben mantener uniformidad en los criterios deredacciónen las secciones, puesto que éste conllevará a un mejor entendimiento. Un alto grado de confianza, orden y consistencia en las acciones a ejecutar.

1.6.1.2. Clasificación de los Manuales , según Duhalt M. (1.997:20):

De Acuerdo a su Contenido:

Los manuales pueden clasificarse como:

• Manuales de Historia de la Empresa
• Manual de Políticas de la Empresa.
• Manuales deOrganización de la Empresa.
• Manuales de Procedimientos de la Empresa.
• Manuales de Contenido Múltiple.

De acuerdo a su Función Específica:

Los manuales pueden ser:

• Manuales de Personal
• Manuales de Compra
• Manuales de Producción.
• Manuales de Venta.
• Manuales de Finanzas
• Manuales de Otras Funciones.

1.6.1.3. Ventajas de los Manuales:

Según Duhalt M. (1977:26) el uso de losmanuales ofrece cuantiosas ventajas entre las cuales se pueden mencionar:

• Facilitar la revisión constante de las políticas y procedimientos, revelando las diferencias o debilidades.
• Permite conocer detalladamente todas las actividades de un área de la Institución, la responsabilidad individual y los procedimientos.
• Establecen la continuidad y coherencia en las prácticas y normas a travésdel tiempo.
• Hacen más eficaz y eficiente el trabajo del personal, y el registro de las operaciones, evitando que se alteren arbitrariamente.
• Sirven para uniformar y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria.
• Sirven como herramienta en el entrenamiento y capacitación del personal en su rango, ayuda a la selección de trabajadores en caso de vacantes.
• Al estar porescrito, quedan claramente establecidas las funciones a ejecutar para cada trabajador controlando así las actuaciones de cada uno.
• Ahorra tiempo a la organización, ya que evita repetir información, explicaciones. o instrucciones similares.
• Asegura la continuidad de las operaciones de la empresa, durante la ausencia de alguno de los responsables de un cargo en particular.
• Facilita la...
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