Manual de procedimientos

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Introducción
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Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa
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Introducció Introducción

(2/4)

• El manual incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
• Contiene información y ejemplos deformularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar
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Introducció Introducción
(3/4)

• En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas
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Introducció Introducción

(4/4)

Facilita las labores de: Auditoria Evaluación Control interno Vigilancia Yla conciencia en los empleados y sus jefes de que el trabajo se está realizando o no 4 adecuadamente

Conformació Conformación del

Manual
A) IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓ
Este documento debe incorporar la siguiente informació información:

• • • • •

Logotipo de la organización Nombre oficial de la organización Lugar y fecha de elaboración Número de revisión (en su caso) Unidadesresponsables de su elaboración, revisión y/o autorización
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B) ÍNDICE O CONTENIDO Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. PRÓ INTRODUCCIÓ C) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización
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D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
DEFINICION

• Uniformar ycontrolar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración alteració arbitraria • Simplificar la responsabilidad por fallas o errores • Facilitar las labores de auditoria • Evaluación del control interno • Reducir los costos al aumentar la eficiencia general

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E) AREA DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Definir claramente la esfera de acción que cubren losprocedimientos.

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F) RESPONSABLES

Definir las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases

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POLÍ G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓ OPERACIÓN

Deberán contemplarse todas las normas de operación que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. Se definirán perfectamente las políticas, a efecto de que esté noincurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.

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H)

CONCEPTOS O GLOSARIO DE TERMINOS

Palabras o términos de caráctertécnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual. 11

PROCEDIMIENTO
DEFINICION Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan
Explicando en qué consisten, cuándo,cómo, dónde, con qué, y en cuánto tiempo se hacen Señalando los responsables de llevarlas a cabo
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J) FORMULARIO DE IMPRESOS

• Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.

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K) DIAGRAMAS DE FLUJO

• Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o elrecorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas, o los puestos que intervienen, en cada operación descrita.

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PASOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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A) RESPONSABLES

Es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas Debe designarse a un coordinador, auxiliado...
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