Manual De Procedimientos

Número:

Versión:

Manual de Procedimientos
Fecha de Emisión: Titulo:

MP- 04-02-07
Página:

1.0

1 de 6 Septiembre 2009
Elaborado por: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento

LOGÍSTICA PARA LA CEREMONIA DE GRADOS
Revisado por: Aprobado por:

Director Oficina de Comunicaciones

Secretario General

TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6.6.1. 7. 8. 9. OBJETIVO ............................................................................................................... 2 ALCANCE................................................................................................................ 2 DEFINICIONES ........................................................................................................ 2 NORMATIVIDADPOLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES............................. 2 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ........................................................................ 2 PROCEDIMIENTOS................................................................................................. 3 Logística para la Ceremonia de Grados ............................................................... 3 PROCESOS RELACIONADOS............................................................................... 6 FORMATOS............................................................................................................. 6 ANEXOS .................................................................................................................. 6

DEFINITIVO

FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUALNúmero:

Versión:

Manual de Procedimientos
Fecha de Emisión: Titulo:

MP- 04-02-07
Página:

1.0

2 de 6 Septiembre 2009 1. OBJETIVO Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para la logística de la ceremonia de grados. 2. ALCANCE Comprende las actividades necesarias para la logística de la ceremonia de grados.

LOGÍSTICA PARA LA CEREMONIA DEGRADOS

3. DEFINICIONES No Aplica 4. NORMATIVIDAD POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES No Aplica

5. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL No Aplica

DEFINITIVO

FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DEL MANUAL

Número:

Versión:

Manual de Procedimientos
Fecha de Emisión: Titulo:

MP- 04-02-07
Página:

1.0

3 de 6 Septiembre 2009 6. PROCEDIMIENTOS 6.1. Logística para laCeremonia de Grados
REGISTROS

LOGÍSTICA PARA LA CEREMONIA DE GRADOS

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Logística para la A- Definir fecha y hora de la ceremonia de grado. Consejo Académico Ceremonia de B- Definir fecha, hora y lugar para el ensayo de la Director Oficina de Grados ceremonia. Comunicaciones C- Definir fecha, hora y lugar para entrega de Director Oficina de togas. Comunicaciones D-Solicitar reserva del Coliseo Alberto León Betancur y solicitar retiro de mallas de canchas alternas y suspensión de actividades en la fecha de la ceremonia. E- Publicar en la pagina web de la Universidad la información de la ceremonia, fecha del grado, fecha de ensayo, fecha y lugar para entrega de togas e instructivos. Secretaria Oficina de Comunicaciones

Técnico Oficina de Comunicaciones

F-Enviar comunicación, a Seguridad, Servicios Varios, Mantenimiento, Coordinación Secretaria Oficina de Administrativa de la Rectoría, Salud Ocupacional, Comunicaciones Director CDU y Servicio Medico, informando la fecha y hora de la ceremonia de grado. G- Enviar invitación a los maestros de ceremonia H- Enviar invitación al director del coro de la Universidad I- Actualizar instructivo de Informaciónpara los graduandos J- Buscar y reservar espacio para entrega de togas e instructivos K- Definir el número de monitores y las horas de trabajo que se requieren L- Solicitar documentación necesaria a los monitores seleccionados M- Enviar a la Coordinación Administrativa la documentación requerida y la cantidad de horas asignadas al monitor para la contratación N- Programar reunión con los...