Manual De Procedimientos

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

1. POLITICAS GENERALES

• Los clientes poseen un sistema comercial de distribución y cartera los cuales cuentan con los controles necesarios (contraseñas de ingreso) para el manejo de la información de inventarios, facturación y cartera, por el personal autorizado por JMD

• JMD definirá el personal autorizado para el ingreso a los menús requeridos para elmanejo y consulta de inventarios, con acceso restringido mediante el uso contraseñas.

• JMD cuenta con tres canales de Distribución básicos así:

 Distribución en Bogota cuenta con un Carro que se programa dos Recorridos diarios.
 Distribución a Nivel Nacional, el cual se envío por medio de empresas trasportadoras
 Exportaciones las cuales se hace entrega en el Aeropuerto,atendiendo la aerolínea donde se entrega la mercancía según indicaciones del cliente.



• JMD deberá contar con el personal necesario para la prestación del Servicio de Distribución a sus clientes así:

 Jefe de Distribución: Responsable de velar por el cumplimiento de los procedimientos descritos en el presente manual. Cuenta con acceso a los sistemas de cada cliente únicamente paraconsulta de los menús definidos por cada cliente.

 Digitador: Responsable del acceso a los Sistemas, para los procesos de ingreso, facturación, movimiento de inventario y devolución.

 Auxiliares de Distribución: Personal a cargo del Jefe de Distribución de JMD y responsable de cumplir los procedimientos descritos en el presente manual, cuentan con acceso a los sistemas únicamente para consultade los menús definidos por los clientes.

• JMD deberá contar con un Vehículo para el transporte de productos que tienen en custodia propiedad de los clientes en la ciudad de Bogotá para lo cual contará con el siguiente personal:

 Conductor: Responsable del transporte de productos que tiene en custodia JMD

 Ayudante: Responsable de colaborar al Conductor en las entregas de producto,siguiendo las indicaciones del Cliente.

 Escolta: Responsable de custodiar el producto desde la bodega de JMD, hasta el punto de entrega indicado por el cliente.

• JMD deberá contratar los servicios de una Compañía Transportadora para la entrega de los productos que tienen en custodia a las Zonas del país o Clientes de Bogotá que asignen días de la semana y horarios pre-establecidospara la recepción de productos.

• Para cualquiera de los dos casos JMD deberá adquirir las Pólizas de Seguro correspondientes contra Robo de acuerdo con lo consignado en el contrato firma entre las partes.

• JMD deberá contar con un espacio físico (Almacén de Producto Terminado) para el almacenamiento de producto que tiene en custodia con las siguientes áreas independientes:

 Recepción:Verificación de productos recibidos de proveedores
 Almacenamiento: Ubicación de producto. Divido en: Picking y Bulk.
 Revisión: Verificación de la salida de productos.
 Salida: Entrega de producto al transportador.
 Devoluciones: Mantenimiento de producto recibido de los clientes previo a su verificación
 Área de Obsolescencia: Mantenimiento de producto retirado del inventario activocomo: Producto imperfecto, Descatalogado, pérdida de derechos o producto que por indicación del cliente desea dejarlo separado del producto de rotación continua.

• JMD no permitirá el retiro de ningún producto que tiene en custodia, sin el correspondiente soporte de salida enviado por los dueños del producto.

• JMD no entregará producto a Clientes de Bogotá que cumpla con las condicionespara su retiro después de las 5:00 p.m. dado que la póliza de transportes no cubre cualquier siniestro que ocurra después de las 6:00 p.m.

• JMD deberá efectuar como mínimo 1 inventario general al producto que tiene en custodia los cuales serán solicitados a los clientes de acuerdo con lo establecido en el numeral No 5.2

• JMD restringirá el acceso al área de Distribución, a personal que...