Manual de secretariado

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SECRETARIO EJECUTIVO
FENAC 4

Área de RRHH DPTO. de formación distancia

ESQUEMA DE CONTENIDOS Y OBJETIVOS DIDÁCTICOS Unidad didáctica 1. El trabajo administrativo Unidad didáctica 2. La empresa Unidad didáctica 3. Recursos Humanos Unidad didáctica 4. Las nuevas tecnologías para la mejora del secretariado

Objetivos generales:

- Conocer y dominar los diferentes programas de gestión deuna empresa dentro del ámbito administrativo.

Objetivos específicos:

- Conocer las competencias que se corresponden con la práctica de un buen secretariado. - Dominar el protocolo de una empresa para poder actuar de forma satisfactoria. - Ampliar los conocimientos en la mayor parte de las áreas de la empresa que estén vinculas a la administración. - Redactar escritos, cartas… con un mayorimpacto y eficacia. - Conocer y utilizar las diferentes novedades informáticas, para la mejora administrativa. - Conseguir un reciclaje continuo. - Conocer técnicas de resolución de conflictos y negociación. - Saber tratar con los diferentes tipos de personas que se pueden llegar a relacionar con la empresa.

MANUAL FORMACION DISTANCIA

SECRETARIO EJECUTIVO

FORMACIÓN DISTANCIA

UNIDADDIDÁCTICA 1
El Trabajo Administrativo

INTRODUCCIÓN
En esta unidad didáctica se va a realizar una aproximación a las funciones elementales del trabajo administrativo y secretariado, analizando a su vez el perfil de los individuos que pueden desempeñar este tipo de puestos y su ámbito de actuación. Veamos en primer lugar las funciones que principales que están relacionadas con el puesto deadministrativo y secretariado.

1.1. Funciones del trabajo administrativo y secretariado
Algunas de las funciones que desempeñará un administrativo en el ámbito empresarial pueden ser las siguientes: • • • • • • • • • • • Tramitar correspondencia, su entrada y salida. Recepción de documentos. Atender llamadas telefónicas. Atender visitas. Archivo de documentos. Cálculos elementales. Informar sobre todolo referente al departamento del que depende. Estar al día de la tramitación de expedientes. Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones. Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadorashasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan. • • Completo conocimiento de uno o más idiomas extranjeros. Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

Podemos agrupar sus funciones de gestión en dos grandes categorías que pasamos a analizar a continuación:

-

Gestión administrativa Gestión fiscal y contable

1.1.1.-Gestión administrativa Veamos a continuación algunos de los principales documentos administrativos que se utilizan en la gestión diaria, en las operaciones de compra y venta de productos y mercancías. Siendo las operaciones de compraventa claves en la vida comercial, es comprensible que los documentos con ella relacionados tengan especial relevancia. Una vez seleccionados los proveedores, laempresa se relaciona con ellos con el fin de llegar a un acuerdo sobre las condiciones en las que se realizará la adquisición. El acuerdo tiene como consecuencia unas obligaciones y unos derechos para ambas partes: • El vendedor se obliga a entregar el bien o a prestar el servicio, previsto y en el lugar acordado y el comprador debe recibir la mercancía y pagar el precio estipulado en el momentopactado. • No existen normas para el diseño de un determinado impreso de compra-venta, ni obligatoriedad para el uso de un modelo oficial, por lo cual cada empresa deberá crear sus propios impresos o bien adaptar los que existan en el mercado a sus necesidades.

Los documentos mercantiles más significativos de en las operaciones administrativas son los siguientes.

a) El albarán. Es un documento...
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