Manual de transferencias documentales

GESTIÓN DOCUMENTAL

Se entiende por gestión documental el conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización:
permitir la recuperación de información desde ellos.
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven.
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,aplicando principios de racionalización y economía.
Con ayuda de procesos operativos de clasificación y ordenación toda esta información se confrontara y complementará hasta lograr reconducir en forma objetiva la documentación y reconstruir la procedencia y el orden original.
La elaboración de cuadros de clasificación permitirá la creación del inventario general documental facilitando la gestión y lospréstamos de los archivos.

TERMINOS ARCHIVÍSTICOS

FONDO DOCUMENTAL: es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

SECCIÓN DOCUMENTAL: es una subdivisión del fondo identificado con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondoSUBSECCIÓN DOCUMENTAL: es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la Subsección recibe el nombre de la oficina, división o sección.
La subsección tiene a su cargo funciones y actividades especificas dentro de la sección.

SERIE DOCUMENTAL: es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento deuna función determinada. Cada sección y subsección esta constituida por documentos agrupados en series.

SUB-SERIE DOCUMENTAL: es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes

UNIDAD DOCUMENTAL: es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por lasfunciones que le han sido asignadas.
La Gestión Documental comprende siete procesos:
Producción: Comprende Aspectos de origen, creación y diseños de formatos y Documentos, Conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y la normalización de la producción documental.
La producción documental es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de susfunciones.
Recepción: Es el conjunto de operaciones de Verificación y de control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona Natural o Jurídica.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
1. identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo electrónico
2. recibo de documentos oficiales
3. verificacióny confrontación de folios, copias, anexos, firmas
4. constancia de recibo (sello, reloj radicador)
Distribución: comprende las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Se relaciona con el flujo de documentos al Interior y al Exterior de la entidad.
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario
Distribución dedocumentos enviados, externos e internos
Tramite: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
1. Recepción de solicitud o tramite
2. Respuesta
Organización: Es el conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una Institucióncomo parte integral de los procesos archivísticos.
La organización de los archivos comprende los procesos archivistitos de:
1. Clasificación documental: proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (Fondo, sección y Subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.
2. Ordenación Documental:...