Manual excel formatos condicionales

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FORMATOS CONDICIONALES
Excel tiene toda una batería de comandos para definir el aspecto de una celda. Pero, en general, ese aspecto se fija una vez y no cambia; por lo menos, hasta que uno se mete con los comandos de formato para modificarlo. Sin embargo, existe el comando formato condicional, con el que el aspecto de una celda puede cambiar al variar algún valor de la planilla. 5

Capítulo5

Formatos condicinales

Modificar el aspecto de una planilla

Modificar el aspecto de una planilla
Las celdas de una planilla tienen dos atributos principales: su contenido y su formato. El formato es el aspecto, la apariencia que presenta la celda: si un texto aparece en letra más grande o más chica, en negrita o subrayado, si un valor aparece con o sin decimales, si la celda tiene uncolor de relleno, etc. Excel tiene toda una batería de comandos para definir el aspecto de una celda. Pero, en general, el formato se fija una vez y no cambia; por lo menos, hasta que uno se mete con los comandos de formato para modificarlo. Un caso especial es el de los formatos condicionales. Éstos permiten que el aspecto de una celda dependa de alguna condición.

Cumpliendo las metas
Laplanilla de la Figura 1 muestra el desempeño de un equipo de vendedores. En la columna B aparecen los objetivos de ventas que deben cumplir. En la columna C, las ventas reales. Queremos que los valores de la columna C aparezcan destacados en negritas sobre fondo rojo si han superado los objetivos. Esto puede hacerse con un formato condicional.

Figura 1. Queremos que los valores de ventas de lacolumna C aparezcan destacados en negritas sobre fondo rojo si superan el objetivo de la columna B.
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Formatos condicinales

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TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL 2000

PASO A PASO
Seleccionamos el rango C2:C8, donde queremos definir el formato. Tomamos las opciones Formato/Formato condicional.... Aparece el cuadro de la Figura 2, que tiene una serie de cajas donde definir las opciones delformato.

Figura 2. En este cuadro definimos la condición asociada al formato.

En la primera caja, descolgamos las opciones y elegimos Valor de la celda. En la segunda, descolgamos las opciones y elegimos mayor que. En la última caja, indicamos B2. Con esto queda definida la condición. Ahora hay que determinar el formato propiamente dicho. Hacemos un clic en el botón Formato.... Aparece el cuadrode la Figura 3, que tiene un conjunto de fichas similares a las que se usan para definir el formato de las celdas.

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Cumpliendo las metas

Figura 3. En este conjunto de fichas definimos el formato propiamemte dicho, tal como hacemos al elegir el formato para una celda.

En la ficha Fuente, marcamos la opción Negrita. En la ficha Tramas, marcamos el sombreado rojo. Hacemos un clic enAceptar (el formato). Hacemos un clic en el otro botón Aceptar (la condición). En el paso 5, cuando se indica la celda a la cual C2 tiene que ser “mayor que”, hay que tener cuidado, ya que si se la señala con el mouse, queda escrita en forma de referencia absoluta (con signos $), lo que produciría errores al aplicar el formato en las demás filas de la columna. Si todo salió bien, la planilla deberáverse como en la Figura 4. Podemos cambiar algunos valores para ver si el formato funciona como es debido.

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Formatos condicinales

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TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL 2000

Figura 4. La planilla de la Figura 1, una vez aplicado el formato condicional.

¿No está la opción Formato condicional en el menú?
Como comentamos en el primer capítulo, una de las novedades de Excel 2000 es quelos menúes desplegables no muestran todas sus opciones. Por ejemplo, según la Figura 5, la opción Formato condicional no aparece entre las subopciones de Formato. Hay dos formas de encontrar esa opción.

Figura 5. El menú Formato. No aparece la opción Formato condicional.

• Esperar unos segundos, hasta que aparezca el menú completo, con todas sus opciones, como se ve en la Figura 6.

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