Manual general de operaciones

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  • Publicado : 10 de septiembre de 2010
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1.- Para efectos de este Manual, se entenderá por:
Banquete: Alimento que se proporciona con motivo de un evento infantil, social o empresarial.
Consumidor: La persona que adquiere, realiza o disfruta como destinatario final de los productos o servicios.
Decoración: Vestir de adornos alusivos a la celebración de un evento con la finalidad de embellecer el lugar.
Evento Social: Recepción;Reunión de personas que se lleva a cabo para festejar algún acontecimiento, dándose en lugares privados o públicos.
Paquete de servicios: Conjunto de servicios establecidos por el prestador de los mismos y que ofrece al consumidor, o bien, que son pactados con anterioridad entre el prestador y el consumidor, con un fin especifico y un precio determinado.
Salón de eventos sociales: Bien inmuebleque por su características y cualidades es susceptible de arrendamiento para prestar servicios destinados a eventos infantiles, sociales o empresariales.
Cliente: Toda aquella persona que contrata los servicios de organización de un evento.
Contrato: Documento en el que se establece en forma pormenorizada los derechos y obligaciones de la empresa contratada y del contratante.

2.- El objetivode este manual es establecer los requisitos que el establecimiento deberá cumplir al brindar servicios de eventos sociales
• Servicios con estándares de calidad.
• Disposiciones de buenas prácticas
• Cubriendo las necesidades y expectativas
• Procesos de calidad.

3.- Antes de la contratación del servicio o de la aceptación del mismo, el cliente deberá saber, por escrito, lascondiciones del servicio, duración o alcance, requisitos, precio, formas de pago y costos adicionales derivados de imprevistos.
• Se procederá inicialmente a realizar una entrevista previa con el cliente, esta puede ser vía telefónica, correo electrónico o en persona.
• De la primera cita se desprenderá una cotización de los requerimientos en el servicio que el cliente solicita.
• En el presupuestodeberá ser especificado fecha, lugar, hora del evento, duración y condiciones del evento.
• Se especificarán de igual forma los precios, la forma de pago y anticipo, deberá ser especificado desde el inicio.
• En caso de que el cliente requiera un paquete de servicio, este será especificado en que consiste y sus alcances.
• Se deberá manejar en el presupuesto el concepto de imprevistos y loscostos adicionales que tuvieran estos.

4.- Los contratos de prestación de servicios, en el cual se estipulen todos los puntos necesarios en relación al servicio, tiempo de servicio o desarrollo, precio, forma de pago, responsabilidad del cliente, responsabilidad de la empresa, etc. deberá contener:
• Nombre del prestador de servicios con quien contrata el cliente.
• Nombre del cliente, quiencontrata el servicio.
• La descripción exacta de los servicios que contrata el cliente, especificando cada uno de ellos o si contrata un paquete o servicios, así como los precios respectivos.
• Las causas de cancelación de contrato y las consecuencias que resulten para ambas de las partes.
• El personal de contacto directo con el cliente deberá conocer completamente el contenido de contratosy tipos de servicio que puede ofrecer el establecimiento para el o los eventos solicitados.

5.- Al momento que el cliente realice algún pago, se le deberá proporcionar un recibo en el cual se describa el servicio y el precio pagado, así como la forma de pago.

• En estos documentos se deberá mencionar si existen algunas políticas de devolución, garantía o vigencia con respecto al servicio.• En el caso de que el establecimiento o prestador de servicios requiera del consumidor un anticipo para la prestación del servicio solicitado, se deberá colocar en un lugar visible el porcentaje mínimo requerido, si el cliente fue contactado por teléfono o correo electrónico se le dejara claro este aspecto.
• Asegurarse que el cliente conozca de antemano los precios y tarifas del servicio...
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