Manual para bd

MANUAL PARA BASE DE DATOS
En este texto se definen por áreas los campos contenidos en la base de datos para Archivos Fotográficos. Con sus objetivos, definiciones y reglas. Los campos, así como sus definiciones y objetivos, han sido adaptados de las Normas Internacionales de Descripción Archivística ISAD (G) (2000). Además de campos creados especialmente para cubrir la amplia temática de lafotografía, otros campos se han excluido por no aportar información oportuna al nivel de descripción del catalogo. La Base de Datos de Archivos Fotográficos Patrimoniales, se encuentra dividida en siete grandes áreas de información descriptiva: 1. Área de Identificación: Contiene información esencial para identificar la unidad de descripción. 2. Área de Contexto: Contiene información relativa alorigen y custodia de la unidad de descripción. 3. Área de Contenido y Estructura: Contiene información relativa organización de la unidad de descripción. 4. Área de Acceso y Utilización: Contiene información relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción. 5. Área de Documentación Asociada: Contiene información relativa a aquellos documentos que tienen una relación significativa en la unidad dedescripción. 6. Área de Notas: Contiene información que no haya podido ser incluida en ninguna de las otras áreas. 7. Área de Control de la Descripción: Contiene información relativa al cómo, cuándo y quién ha elaborado la descripción archivística. Idealmente en cualquier descripción, se completaran todos los campos de la base de datos, aunque solo una parte de ellos debe necesariamentecompletarse en todos los al objeto y

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casos. Para el intercambio internacional de información descriptiva se consideraran esenciales tan sólo los siguientes elementos: a. Código b. Titulo c. Productor (Autor) d. Fecha (s) e. Extensión de la unidad de descripción f. Nivel de descripción Sobre los dos últimos campos obligatorios es necesario dar cuenta lo siguiente: Como trabajaremos en un catalogo,la descripción en el campo “Extensión de la Unidad de Descripción” siempre será de “unidad documental”, por lo tanto el campo no se incluyo. Mientras que el sexto campo obligatorio correspondiente a “Nivel de descripción” aparece auto completado.

I. Área De Identificación

1.

Código de referencia:

Objetivo: Identificar de un modo único la fotografía y establecer un vínculo con la unidadque representa. Este campo contiene la información esencial para identificar la fotografía. Consiste en una clasificación codificada otorgada al documento cuando entra en el sistema. Se utilizan los Códigos para archivos Fotográficos normalizados por el CNPF. El código de la fotografía se otorgará según el tipo de material fotográfico, su tonalidad, su formato de contenedor y su númerocorrelativo. Conformándose numeraciones correlativas para cada tipo de material. Si el soporte del material codificado es papel, se debe escribir el código asignado al reverso con un lápiz de mina suave (2B).Este mismo código se escribe también en el sobre (Unidad de Instalación) en el que se almacenará individualmente. Subcampo: 1.1 Código anterior

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El código anterior corresponde a una clavenumérica o alfanumérica otorgada al documento antes de la actual descripción. Esta información se transcribe (números y/o letras). Si no está seguro de que sea un código, transcríbalo simplemente en el campo "Inscripciones y Marcas". Marque la casilla de verificación que corresponda, según los códigos anteriores que se encontraron: Manuscrito: El código anterior se encuentra inscrito sobre la fotografíaen forma manual. Impreso: El código anterior se encuentra inscrito sobre la fotografía en forma impresa. Adjunto: El código anterior se encuentra en un soporte distinto al material adjunto a la fotografía.

2.

Título:

Objetivo: Denomina la unidad de descripción, es decir, la fotografía. La construcción de títulos debe de estar normalizada. Se recomienda titular los retratos con el...