Manual para la organizacion de eventos

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS:

Acciones:

1. DENOMINACIÓN DEL ACTO:(Nombre del acontecimiento)

2. FIJACIÓN DE FECHA Y HORA: Con antelación suficiente para los preparativos.Dependiendo del acto será de por lo menos 3 meses.

3. PETICIÓN DE SALA: Solicitud de la Sala que se desee escrito en la dependencia correspondiente. Dependiendo del montaje de recurso y medios, seráaconsejable reservar la sala el día de la celebración y el anterior.

4. EDICIÓN DE FOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES, etc.

Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica.

Existe este Gabinete a ladisposición de la comunidad universitaria, que hace el diseño de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con la debida antelación.

Persona de contacto, Teléfono,Ubicación, E-mail.

Imprenta, Persona de contacto, Teléfono, Ubicación y E-mail.

Se deberán proporcionar modelos indicando tema, título, fecha, lugar, ponentes, etc, con total precisión.

5. ENVÍO DEINVITACIONES: Las invitaciones deberían enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias).

Deberá constar en la invitación la fecha límite deconfirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo electrónico donde hacerlas.

6. PARTE DE MANTENIMIENTO: Se solicitará a Mantenimiento todo lo necesario para el desarrollo del acto: Audio, Iluminación,Escenografía, Utilería y Vestuario (indicando el nº de personas que deberían ocuparla)

7. COLABORACIONES: Si es necesaria la colaboración en el acto de personal de apoyo se solicitará a través delGabinete de Protocolo que en función del tipo de acontecimiento proporcionará el personal adecuado.

8. PRESENCIA DEL RECTOR O VICERRECTORES: Pasos para solicitar la presencia del rector o unvicerrector en un acto:

1°. Invitación al acto: Entregar la invitación personalmente o a su secretaría con 2 semanas de antelación

Adjuntar programa completo del acto, con fechas, horarios y...