Manual para saber estar en una reunión
Páginas: 7 (1709 palabras)
Publicado: 5 de septiembre de 2012
MANUAL PARA SABER ESTAR EN UNA REUNIÓN
A diario se convocan infinidad de reuniones de trabajo en nuestro país. Convertirlas en una oportunidad colaborativa, eficaz, resolutiva y creativa depende de nosotros. Varios expertos nos desvelan cómo conseguirlo.
Primera hora de la mañana. En el correo entra un nuevo mensaje. Asunto: reunión de trabajo a las 12 h. “¿Otra? Pero, para qué.” Seguro queesta escena te suena. Y es que resulta raro el jefe que, como mínimo una vez a la semana, no convoca una reunión de trabajo, un concepto que cada vez más profesionales consideran una pérdida de tiempo. “La falta de organización y el hecho de no fijar unos objetivos claros convierten las reuniones en retahílas de ideas sueltas que se alargan sin sacar nada en claro”, explica Amparo Osca, profesorade Psicología Social y de las Organizaciones de la UNED. “Además -añade-, como suelen convocarse después de comer o al final de la jornada, cuando los trabajadores están deseando marchar, la participación de los asistentes es más bien escasa y con falta de interés.” Pero, realmente, ¿cuál es la utilidad de las reuniones de trabajo? Para Arcadio Río, psicólogo especialista en organizaciones,mediador y director de ISEP Clínic Gijón: “Las reuniones son necesarias para el correcto funcionamiento del trabajo en equipo: son una ventajosa manera de delegar, de sentirse más seguro en el grupo, de dar responsabilidades y de hacer partícipes a las personas. Además, estas citas laborales nos ayudan a ganar tiempo y eficacia, a generar ideas nuevas o soluciones inmediatas y a coordinar equiposdiferentes”. Está, pues, en nuestras manos hacer de ellas citas que generen una verdadera energía colaborativa.
DECÁLOGO PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN EFICAZ
1. Organizar la reunión. Hay que fijar el tema a abordar y convocar a los asistentes estrictamente necesarios con tiempo suficiente para que se preparen la reunión.
2. Elegir el espacio adecuado. Una sala cómoda y bien acondicionada(ventilación, agua, una mesa que permita la visibilidad entre todos) hace que los asistentes se sientan a gusto y puedan concentrarse.
3. Fijar un horario de inicio y de finalización. Si se debe llegar puntual a la sesión de trabajo, también es esencial terminar a la hora indicada. Las reuniones muy largas son ineficaces y poco productivas.
4. Establecer un moderador. Esta figura esfundamental: genera un clima de seguridad y cooperación en el que todas las aportaciones tienen cabida.
5. Lograr un buen ambiente. Es importante acudir a la reunión con actitud positiva, de respeto y cordialidad. Se deben evitar los corrillos antes del encuentro, pues pueden afectar al tono neutral de la reunión.
6. Establecer los objetivos de la reunión. Antes de abrir la reunión, elmoderador debe hacer una introducción sobre los objetivos. No hay que divagar.
7. Aportación de ideas de los asistentes. Es fundamental que todos los convocados expresen su punto de vista con libertad y respeto, lo que fomenta la cooperación.
8. Tomar decisiones. Si se debe acordar una propuesta, la mejor fórmula es la votación de los asistentes. No se debe dejar la decisión en el jefe,porque entonces la reunión perdería autenticidad y prestigio.
9. Establecer conclusiones. De nada sirve estar dos horas reunidos si, al terminar, no se han sentado las bases de los temas tratados. Es básico, antes de cerrar la sesión de trabajo, concretar las conclusiones conseguidas. Así, los convocados se van motivados.
10. Convocar una nueva reunión. Si quedan temas pendientes, hay queconcretar una nueva cita, con día, hora y lugar, para abordar un nuevo objetivo.
La preparación.
Acudir a una reunión no es tarea fácil, Según Amparo Osca: “Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, experiencia y buenas maneras. Y, sobre todo, se desvela si se domina el tema de la reunión o si, realmente, sólo...
A diario se convocan infinidad de reuniones de trabajo en nuestro país. Convertirlas en una oportunidad colaborativa, eficaz, resolutiva y creativa depende de nosotros. Varios expertos nos desvelan cómo conseguirlo.
Primera hora de la mañana. En el correo entra un nuevo mensaje. Asunto: reunión de trabajo a las 12 h. “¿Otra? Pero, para qué.” Seguro queesta escena te suena. Y es que resulta raro el jefe que, como mínimo una vez a la semana, no convoca una reunión de trabajo, un concepto que cada vez más profesionales consideran una pérdida de tiempo. “La falta de organización y el hecho de no fijar unos objetivos claros convierten las reuniones en retahílas de ideas sueltas que se alargan sin sacar nada en claro”, explica Amparo Osca, profesorade Psicología Social y de las Organizaciones de la UNED. “Además -añade-, como suelen convocarse después de comer o al final de la jornada, cuando los trabajadores están deseando marchar, la participación de los asistentes es más bien escasa y con falta de interés.” Pero, realmente, ¿cuál es la utilidad de las reuniones de trabajo? Para Arcadio Río, psicólogo especialista en organizaciones,mediador y director de ISEP Clínic Gijón: “Las reuniones son necesarias para el correcto funcionamiento del trabajo en equipo: son una ventajosa manera de delegar, de sentirse más seguro en el grupo, de dar responsabilidades y de hacer partícipes a las personas. Además, estas citas laborales nos ayudan a ganar tiempo y eficacia, a generar ideas nuevas o soluciones inmediatas y a coordinar equiposdiferentes”. Está, pues, en nuestras manos hacer de ellas citas que generen una verdadera energía colaborativa.
DECÁLOGO PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN EFICAZ
1. Organizar la reunión. Hay que fijar el tema a abordar y convocar a los asistentes estrictamente necesarios con tiempo suficiente para que se preparen la reunión.
2. Elegir el espacio adecuado. Una sala cómoda y bien acondicionada(ventilación, agua, una mesa que permita la visibilidad entre todos) hace que los asistentes se sientan a gusto y puedan concentrarse.
3. Fijar un horario de inicio y de finalización. Si se debe llegar puntual a la sesión de trabajo, también es esencial terminar a la hora indicada. Las reuniones muy largas son ineficaces y poco productivas.
4. Establecer un moderador. Esta figura esfundamental: genera un clima de seguridad y cooperación en el que todas las aportaciones tienen cabida.
5. Lograr un buen ambiente. Es importante acudir a la reunión con actitud positiva, de respeto y cordialidad. Se deben evitar los corrillos antes del encuentro, pues pueden afectar al tono neutral de la reunión.
6. Establecer los objetivos de la reunión. Antes de abrir la reunión, elmoderador debe hacer una introducción sobre los objetivos. No hay que divagar.
7. Aportación de ideas de los asistentes. Es fundamental que todos los convocados expresen su punto de vista con libertad y respeto, lo que fomenta la cooperación.
8. Tomar decisiones. Si se debe acordar una propuesta, la mejor fórmula es la votación de los asistentes. No se debe dejar la decisión en el jefe,porque entonces la reunión perdería autenticidad y prestigio.
9. Establecer conclusiones. De nada sirve estar dos horas reunidos si, al terminar, no se han sentado las bases de los temas tratados. Es básico, antes de cerrar la sesión de trabajo, concretar las conclusiones conseguidas. Así, los convocados se van motivados.
10. Convocar una nueva reunión. Si quedan temas pendientes, hay queconcretar una nueva cita, con día, hora y lugar, para abordar un nuevo objetivo.
La preparación.
Acudir a una reunión no es tarea fácil, Según Amparo Osca: “Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, experiencia y buenas maneras. Y, sobre todo, se desvela si se domina el tema de la reunión o si, realmente, sólo...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.