Manual para toma de inventarios

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MANUAL PARA LA TOMA FÍSICA DE

INVENTARIOS

I. D E F I N I C I O N
Un Inventario es el listado ordenado de todos los bienes que se encuentran en el almacén, con las cantidades correspondientes y es el resultado de un proceso por medio del cual una organización conoce la totalidad de existencia física de los bienes con que se cuenta en su almacén; este proceso involucra una serie deactividades, tales como: conteo, ordenamiento, clasificación, organización y presentación de información.

A través del inventario, es posible conocer el estado que guardan los bienes así como su ubicación en el almacén.

El inventario no se circunscribe a la acción simple de contar si no que el resultado debe confrontarse con los controles documentales, de no coincidir, las diferencias debenanalizarse proponiendo los ajustes correspondientes, conforme a las disposiciones legales vigentes.

II.- O B J E T I V O S

II. 1. G E N E R A L:
Determinar como un área sujeta a inventario, aquella que por orden superior o por requerimiento programado, deba de realizarse un conteo identificado de los bienes que se encuentran en esta, registrándose cada uno de ellos, así como su ubicación física,con el objeto de efectuar un informe tendiente a la toma de decisiones.

II. 2. E S P E C I F I C O S:
a. Aportar elementos de juicio sobre el uso, aprovechamiento, control y destino final de los bienes de la empresa.
b. Coadyuvar al aprovechamiento racional de los recursos con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus funciones sustantivas.
c. Evaluar el control de existenciasen el almacén a efecto de evitar perdidas, mermas etc.
d. Mantener niveles predeterminados de existencias mediante el sistema de máximos y mínimos.
e. Proporcionar la base de datos para la elaboración de informes que permitan apoyar la toma de decisiones.
f. Conocer los costos actualizados de los bienes que se encuentran en almacén.
g. Determinar la existencia de bienes y sudistribución.

III.- DEFINICIÓN DE LAS ÁREAS A INVENTARIAR
Se define como un área sujeta a inventario, aquella que por orden superior o por requerimiento programado, deba de realizarse un conteo identificado de los bienes que se encuentran en esta, registrándose cada uno de ellos, así como su ubicación física, con el objeto de efectuar un informe tendiente a la toma de decisiones.

IV. R E C U R SO S
Los elementos más importantes para la toma de inventarios son:

1. RECURSOS HUMANOS.- Los elementos humanos deben ser seleccionados dentro de los más capaces del personal con que se cuente o se pueda disponer, se integrará un mínimo de 2 equipos, compuestos de 2 personas, cuyas características y funciones serán las siguientes:

a. Una persona que trabaje en el almacén, conozca de bienese identifique su ubicación y que sea la que además haga la movilización y estiba en caso de ser necesario.

b. Una persona de preferencia pertenezca al Departamento de Contabilidad, que se encuentre capacitada para contar e incorporar los datos en las relaciones y tarjetas de inventario.

El trabajo de los equipos será supervisado y coordinado por un responsable general del inventario, elcual será el Jefe del Departamento de Abastecimiento y un jefe de mesa que será el encargado del Almacén General.

2. RECURSOS MATERIALES.-

a. La relación de inventario. Es un formato en el cual se relaciona los bienes a inventariar y en donde contendrá las siguientes columnas:

• Clave o código del bien
• Descripción del bien.
• Unidad de medida
• Ultima compra
•Existencia en registros
• Existencia Física (arrojada por los conteos físicos)
• Diferencia (entre registros y existencia física)

b. Etiqueta de inventario marbete. Es la tarjeta que se adhiere o coloca a los bienes o inventarios. Consta de 3 secciones que son los siguientes.

• Talón de identificación, conteniendo los siguientes datos:
Número de folio
Descripción del bien...
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