Manuales administrativos

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  • Publicado : 10 de marzo de 2011
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Los manuales Administrativos
Los Manuales Administrativos representan una guia práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. 
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar losesfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
 
Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance seve limitado unicamente por las exigencias de la administración.
 
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevasideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
 
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.
 
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordanciacon la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.
 
Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Asdministrativos destacan:
 
- Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
 
- Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización
 
- Definir las funciones yresponsabilidades de cada unidad administrativa
 
- Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
 
- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisióninnecesarias
 
- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
 
- Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
 
- Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
 
- Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
 - Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
 
- Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
 
- Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
 
- Determinar laresponsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.
 
- Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales
   
Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor importancia:...
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